Một báo giá gửi phòng mua hàng có khả năng được chọn cao khi nó bám đúng yêu cầu họ đã gửi, ghi rõ quy cách từng mặt hàng, đơn giá, thuế, điều kiện giao hàng, kỳ thanh toán, thời hạn hiệu lực của báo giá, và được gửi đúng hạn. Người mua hàng thường chọn báo giá dễ so sánh, không có chỗ mập mờ, hơn là báo giá rẻ nhất mà đầy dấu hỏi.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Buôn. Với tiệm, báo giá có khi chỉ là một tin nhắn. Với doanh nghiệp, báo giá là một văn bản được đặt cạnh báo giá của vài đối thủ khác, trình lên cấp trên, lưu vào hồ sơ. Tập này mình bàn cách viết một văn bản như thế.
Đọc kỹ yêu cầu trước khi báo
Nhiều doanh nghiệp gửi yêu cầu báo giá kèm danh sách hàng, quy cách, số lượng, nơi giao, thời gian giao. Có nơi gửi cả mẫu báo giá của họ. Hãy đọc kỹ từng dòng trước khi làm.
Nếu họ có mẫu, dùng đúng mẫu. Người mua hàng cần đặt các báo giá cạnh nhau để so, và báo giá đúng mẫu giúp họ làm việc đó dễ hơn.
Nếu có chỗ không rõ, ví dụ quy cách không đủ chi tiết, hãy hỏi lại trước khi báo, đừng tự đoán. Báo sai quy cách là bị loại, hoặc tệ hơn, trúng thầu rồi giao không đúng.
Để ý hạn nộp báo giá. Nộp trễ dù chỉ một ngày có thể bị loại ở nhiều nơi.
Những gì phải có trong báo giá
Thông tin bên báo giá: tên, địa chỉ, người liên hệ, số điện thoại. Thông tin bên nhận: tên doanh nghiệp, người phụ trách.
Bảng hàng hoá: tên hàng, quy cách, xuất xứ nếu cần, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Ghi rõ giá đã gồm thuế giá trị gia tăng hay chưa, và mức thuế áp dụng thì hỏi kế toán cho đúng.
Điều kiện thương mại: giao hàng ở đâu, trong bao lâu, ai chịu phí vận chuyển, kỳ thanh toán, hình thức thanh toán, chính sách đổi trả hàng lỗi.
Thời hạn hiệu lực của báo giá. Đây là dòng người buôn hay quên, và sau đó hối hận khi giá đầu vào tăng mà khách đòi giữ giá cũ từ mấy tháng trước.
Giá: cạnh tranh nhưng đừng tự sát
Doanh nghiệp so giá, đó là sự thật. Nhưng họ so giá trên cùng một mặt bằng điều kiện. Nếu bạn giao tận nơi, chịu phí vận chuyển, cho thanh toán sau, giá của bạn đương nhiên khác người bán giao tại kho và đòi trả trước.
Hãy làm cho điều đó rõ trong báo giá. Người mua hàng tinh ý sẽ tự quy đổi. Người mua hàng vội sẽ chỉ nhìn con số cuối, nên ghi chú điều kiện ngay cạnh giá.
Đừng báo giá dưới mức có lãi để giành đơn. Hợp đồng doanh nghiệp thường kéo dài, và bạn sẽ phải giữ giá đó suốt thời gian hợp đồng, trong khi đầu vào có thể tăng.
Nếu không thể cạnh tranh về giá ở một mặt hàng, có thể báo giá tốt ở những mặt hàng mình mạnh và báo giá hợp lý ở phần còn lại. Nhiều doanh nghiệp chia đơn cho nhiều nhà cung cấp theo từng nhóm hàng.
Trình bày sạch, không lỗi
Báo giá có lỗi chính tả, sai tên doanh nghiệp, cộng sai tiền, sẽ làm người mua hàng nghi ngờ sự cẩn thận của bạn. Nếu báo giá còn sai, thì giao hàng liệu có đúng không.
Kiểm tra lại mọi phép tính. Kiểm tra tên doanh nghiệp, tên người nhận. Ký tên, đóng dấu nếu doanh nghiệp yêu cầu.
Gửi bằng định dạng họ yêu cầu. Nếu gửi qua thư điện tử, đặt tiêu đề rõ ràng: báo giá cho yêu cầu nào, ngày nào. Người mua hàng nhận hàng chục thư mỗi ngày.
Giữ bản lưu của mọi báo giá đã gửi, theo từng khách. Khi họ hỏi lại sau vài tháng, bạn biết mình đã báo gì.
Sau khi gửi: theo dõi mà không làm phiền
Gửi xong, gọi hoặc nhắn xác nhận họ đã nhận. Hỏi khi nào có kết quả, có cần bổ sung gì không.
Sau đó, chờ đúng thời gian họ nói. Gọi hối thúc liên tục làm người mua hàng khó chịu.
Nếu không được chọn, hỏi lịch sự lý do, nếu họ sẵn lòng chia sẻ. Giá cao hơn, giao chậm hơn, hay thiếu giấy tờ. Lý do đó là bài học cho lần sau.
Và cảm ơn dù không được chọn. Người mua hàng nhớ những nhà cung cấp lịch sự, và có thể gọi lại khi nhà cung cấp đã chọn có vấn đề. Một anh buôn bảo hộ lao động kể rằng anh trượt ba lần báo giá ở cùng một nhà máy, lần nào cũng gọi cảm ơn. Lần thứ tư, nhà cung cấp cũ giao trễ, và người mua hàng gọi anh trước tiên.
Khi được chọn: đơn hàng đầu là bài kiểm tra
Được chọn rồi, đơn đầu tiên thường nhỏ, để doanh nghiệp thử bạn. Hãy làm nó tốt nhất có thể: đúng giờ, đúng hàng, giấy tờ đủ.
Kiểm lại đơn đặt hàng chính thức so với báo giá. Có khi số lượng, quy cách, thời gian giao trong đơn khác với báo giá. Hỏi lại ngay nếu có chênh lệch.
Khi giao, mang theo đủ chứng từ: hoá đơn hoặc thông tin xuất hoá đơn, phiếu giao hàng, giấy tờ chất lượng nếu có. Xin chữ ký biên bản giao nhận.
Một đơn đầu suôn sẻ mở đường cho rất nhiều đơn sau. Một đơn đầu có sự cố có thể là đơn cuối.
Câu hỏi thường gặp
Báo giá có cần đóng dấu không?
Tuỳ yêu cầu của doanh nghiệp. Nhiều nơi yêu cầu báo giá có chữ ký và dấu của bên báo giá để đưa vào hồ sơ mua hàng. Hỏi rõ trước khi gửi.
Thời hạn hiệu lực báo giá nên để bao lâu?
Tuỳ độ biến động giá của mặt hàng. Hàng giá ổn định có thể để dài hơn, hàng giá biến động nên để ngắn. Luôn ghi rõ để tránh bị đòi giữ giá cũ.
Có nên báo giá thấp để vào được, rồi tăng sau?
Rủi ro cao, vì giá đã chốt trong hợp đồng thường khó tăng, và việc tăng giá sau có thể làm mất lòng tin. Nên báo giá có lãi hợp lý ngay từ đầu.
Doanh nghiệp yêu cầu giảm giá sau khi đã báo thì sao?
Đó là thương lượng bình thường. Cân nhắc giảm ở mức còn lãi, hoặc đề nghị thay đổi điều kiện như số lượng lớn hơn, thanh toán nhanh hơn để đổi lấy giá thấp hơn.
Báo giá qua tin nhắn có được không?
Với doanh nghiệp nhỏ, có thể. Với doanh nghiệp có quy trình mua hàng, nên gửi báo giá bằng văn bản chính thức để họ đưa vào hồ sơ.
