Để sống qua kỳ thanh toán dài của khách doanh nghiệp, bạn cần tính trước số vốn sẽ bị giữ và trong bao lâu, đưa chi phí của đồng vốn đó vào giá bán, gửi hoá đơn và chứng từ thật đúng và thật sớm, nắm được lịch duyệt chi của họ, xin thanh toán theo đợt với những đơn lớn, và không để một khách doanh nghiệp giữ quá nhiều vốn của mình cùng một lúc.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Buôn. Có một câu chuyện lặp lại nhiều lần: một người buôn mừng rỡ vì trúng đơn lớn của một công ty, giao hàng xong xuôi, rồi ngồi chờ tiền trong khi nhà cung cấp của chính mình gọi đòi. Công ty không xấu, họ chỉ trả đúng theo quy trình. Tập này nói về cách chuẩn bị cho quy trình đó.
Kỳ thanh toán dài không có nghĩa là khách xấu
Với tiệm nhỏ, trả chậm thường là dấu hiệu kẹt tiền. Với doanh nghiệp, kỳ thanh toán dài là chính sách. Họ quản lý dòng tiền của họ, và họ có sức để yêu cầu nhà cung cấp chờ.
Kỳ thanh toán thường được tính từ khi họ nhận đủ hàng và nhận hoá đơn hợp lệ, không phải từ khi bạn giao hàng. Hồ sơ thiếu một tờ, đồng hồ chưa bắt đầu chạy.
Sau khi hồ sơ đủ, còn qua bước duyệt chi của kế toán, của giám đốc. Nhiều nơi chỉ chi tiền vào một vài ngày cố định trong tháng.
Hiểu điều này, bạn sẽ không mất bình tĩnh khi tiền chưa về. Nhưng bạn cũng phải chuẩn bị để không chết khát trong lúc chờ.
Tính trước số vốn bị giữ
Trước khi nhận một hợp đồng doanh nghiệp, hãy tính: mỗi tháng giao bao nhiêu, bao lâu sau mới được trả. Số vốn nằm ở khách này cùng lúc là bao nhiêu.
Ví dụ bạn giao đều mỗi tuần, và khách trả sau khoảng hai tháng. Lúc nào cũng có chừng tám tuần hàng đang nằm chờ thanh toán. Đó là số vốn bạn phải có sẵn, không chỉ cho một lô.
So số vốn đó với khả năng của bạn và với kỳ bạn phải trả nhà cung cấp. Nếu nhà cung cấp đòi bạn trả sau vài tuần mà khách trả sau hai tháng, khoảng hở đó phải được bù bằng tiền của bạn.
Nhiều người buôn chỉ tính lô đầu, thấy ổn, rồi ba tháng sau mới nhận ra số vốn bị giữ đã gấp nhiều lần.
Đưa chi phí vốn vào giá
Đồng vốn nằm chờ có chi phí: lãi vay nếu bạn vay, hoặc lãi bạn bỏ lỡ nếu dùng tiền của mình. Khách trả sau hai tháng và khách trả ngay không nên có cùng một giá.
Khi báo giá cho doanh nghiệp, hãy tính chi phí vốn cho kỳ thanh toán của họ vào giá. Nếu họ muốn giá thấp hơn, có thể đề nghị kỳ thanh toán ngắn hơn.
Nhiều doanh nghiệp chấp nhận thương lượng kiểu này, vì với họ, tiền mặt cũng có giá.
Nếu không thể đưa chi phí vốn vào giá mà vẫn cạnh tranh, hãy cân nhắc kỹ xem hợp đồng này có thật sự đáng không.
Chứng từ đúng và sớm: rút ngắn thời gian chờ
Phần lớn chậm trễ thanh toán đến từ hồ sơ thiếu hoặc sai. Hoá đơn sai tên doanh nghiệp, sai mã số thuế, thiếu biên bản giao nhận có chữ ký người nhận, số lượng trên hoá đơn khác đơn đặt hàng.
Mỗi lỗi nhỏ là một lần gửi lại, và mỗi lần gửi lại có thể đẩy bạn sang kỳ chi tiền sau.
Hãy lập một danh sách giấy tờ mà mỗi khách doanh nghiệp yêu cầu, và kiểm từng mục trước khi gửi. Gửi ngay sau khi giao hàng, không để dồn cuối tháng.
Hỏi kế toán của khách xem họ có lịch nhận hồ sơ và lịch chi tiền cố định không. Gửi hồ sơ trước hạn nhận là cách đơn giản nhất để tiền về sớm.
Thanh toán theo đợt và giới hạn rủi ro
Với đơn lớn, nhất là đơn một lần như trang bị cho nhà máy mới, hãy đề nghị thanh toán theo đợt: một phần tạm ứng khi ký, một phần khi giao, phần còn lại sau khi nghiệm thu. Tạm ứng giúp bạn có vốn nhập hàng.
Không để một khách doanh nghiệp chiếm quá nhiều vốn của mình. Dù họ uy tín tới đâu, nếu họ gặp khó khăn hay đổi chính sách, bạn không muốn cả việc làm ăn phụ thuộc vào họ.
Theo dõi công nợ của từng khách doanh nghiệp theo hạn, gọi nhắc lịch sự khi gần tới hạn và khi vừa quá hạn.
Nếu một doanh nghiệp bắt đầu trả trễ hơn hạn trong hợp đồng, đó là dấu hiệu cần để ý như với bất kỳ khách nào. Doanh nghiệp lớn cũng có thể gặp khó.
Nguồn vốn để bù khoảng hở
Khoảng hở giữa lúc trả nhà cung cấp và lúc khách trả có thể được bù bằng vốn tự có, bằng việc xin nhà cung cấp kỳ thanh toán dài hơn, hoặc bằng vay.
Có những sản phẩm tài chính dựa trên khoản phải thu từ khách doanh nghiệp. Chúng có điều kiện và chi phí riêng. Hãy hỏi ngân hàng hoặc người có chuyên môn tài chính, và đọc kỹ trước khi dùng.
Dù chọn cách nào, đừng vay nóng để bù khoảng hở. Lãi vay nóng có thể ăn hết lãi của cả hợp đồng.
Cách an toàn nhất vẫn là lớn dần: nhận hợp đồng doanh nghiệp vừa sức vốn, rồi mở rộng khi vốn đã tích luỹ.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp trả chậm hơn hợp đồng thì làm gì?
Gọi hỏi người phụ trách xem hồ sơ có thiếu gì không, rồi gửi văn bản nhắc thanh toán lịch sự. Nếu kéo dài, xem lại điều khoản hợp đồng về chậm thanh toán và hỏi luật sư.
Có nên đòi tạm ứng khi bán cho doanh nghiệp không?
Với đơn lớn hoặc hàng đặt riêng, đề nghị tạm ứng là hợp lý và nhiều doanh nghiệp chấp nhận. Với đơn định kỳ nhỏ, thường khó hơn.
Kỳ thanh toán tính từ ngày nào?
Tuỳ hợp đồng, thường từ khi doanh nghiệp nhận đủ hàng và hồ sơ thanh toán hợp lệ. Đọc kỹ điều khoản này và hỏi rõ trước khi ký.
Có thể tính lãi chậm trả với doanh nghiệp không?
Có thể nếu hợp đồng có điều khoản về lãi chậm trả. Việc áp dụng trong thực tế còn tuỳ quan hệ hai bên. Hỏi luật sư về cách ghi điều khoản cho hợp lệ.
Bán cho doanh nghiệp nhà nước có gì khác?
Thường có quy trình mua sắm và thanh toán theo quy định riêng, có thể nhiều bước hơn. Hãy tìm hiểu kỹ yêu cầu hồ sơ và thời gian thanh toán trước khi tham gia.
