Bán quà Tết cho doanh nghiệp là một mùa vụ rất ngắn mà đơn rất lớn. Muốn không lỗ, bạn phải chốt mẫu với khách sớm, nhận cọc, đặt hàng thành phần vừa đủ theo những đơn đã chốt, chuẩn bị đủ người đóng gói, lập lịch giao thật chặt, và tuyệt đối không ôm hộp quà theo cảm giác, vì qua Tết là hộp quà gần như không bán được.
Xin chào, Nhà Bán Buôn đây. Mỗi năm, vài tháng cuối năm âm lịch, nhiều người buôn thực phẩm, rượu bia, bánh kẹo, trà, cà phê chuyển sang làm quà Tết cho doanh nghiệp. Có người lãi đủ ăn cả năm, có người ôm hàng tới tận rằm tháng Giêng. Tập này là những gì phân biệt hai nhóm đó.
Mùa quà Tết chạy theo lịch nào?
Doanh nghiệp thường lên kế hoạch quà Tết từ vài tháng trước Tết. Phòng hành chính hoặc phòng mua hàng xin báo giá, chọn mẫu, trình duyệt ngân sách, rồi chốt đơn.
Người buôn nào gửi mẫu và báo giá sớm có lợi thế lớn. Tới sát Tết, doanh nghiệp đã chốt gần hết, chỉ còn những đơn lẻ, đơn gấp.
Hãy chuẩn bị bộ mẫu từ sớm: vài mức ngân sách khác nhau, mỗi mức vài lựa chọn. Chụp ảnh đẹp, ghi rõ thành phần, quy cách, hạn dùng của từng món.
Liên hệ lại những khách đã mua năm trước đầu tiên. Khách cũ hài lòng thường đặt lại, và có khi giới thiệu thêm khách mới.
Khi tư vấn mẫu, hỏi khách quà dành cho ai. Quà cho đối tác lớn, quà cho nhân viên, quà cho khách hàng thân thiết là ba nhu cầu khác nhau về giá trị, về hình thức, và về mức độ cần tránh những món dễ gây hiểu lầm. Người bán hiểu điều đó sẽ gợi ý đúng, và khách cảm thấy được tư vấn chứ không chỉ được chào hàng.
Chốt mẫu, nhận cọc, rồi mới đặt hàng
Sai lầm lớn nhất là đặt hàng thành phần số lượng lớn trước khi có đơn chốt, vì sợ tới lúc có đơn thì hết hàng. Nếu đơn không về như dự kiến, bạn ôm cả kho hàng Tết.
Cách an toàn là chốt mẫu và số lượng với khách, ký đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, nhận cọc, rồi mới đặt hàng thành phần theo đúng số đã chốt, cộng một phần nhỏ dự phòng.
Với nhà cung cấp thành phần, hỏi trước khả năng cung cấp của họ trong mùa cao điểm, và đặt giữ chỗ nếu có thể. Nhiều món hết hàng sát Tết.
Ghi rõ trong đơn đặt hàng: thành phần, số lượng, ngày giao, nơi giao, cách thanh toán, xử lý khi thay đổi. Doanh nghiệp đôi khi đổi số lượng vào phút chót.
Đóng gói: phần việc bị đánh giá thấp nhất
Đóng gói vài trăm hộp quà tốn rất nhiều công. Mỗi hộp phải xếp đúng thành phần, gói đẹp, thắt nơ, gắn thiệp, kiểm lại. Nếu doanh nghiệp yêu cầu in logo hay thiệp riêng, lại thêm thời gian.
Tính trước cần bao nhiêu người, bao nhiêu ngày, và thuê thêm người thời vụ từ sớm. Sát Tết, người làm thời vụ rất khó tìm.
Làm một hộp mẫu hoàn chỉnh cho mỗi loại, chụp ảnh, dán ở bàn đóng gói. Người đóng gói nhìn theo mẫu, ít sai.
Kiểm tra ngẫu nhiên các hộp đã đóng. Một hộp thiếu món hay món hỏng trong tay đối tác của khách sẽ làm khách mất mặt, và bạn mất khách.
Giao hàng đúng lịch trong mùa cao điểm
Doanh nghiệp thường muốn nhận quà trước một ngày cụ thể để kịp tặng đối tác, nhân viên. Giao trễ là hỏng việc của họ.
Lập lịch giao cho từng khách, tính cả thời gian kẹt xe mùa Tết. Với khách yêu cầu giao tới nhiều địa chỉ, ví dụ gửi thẳng tới từng đối tác, cần danh sách địa chỉ chính xác từ sớm và người giao đủ.
Mỗi lần giao, lấy biên bản giao nhận có chữ ký, ghi số lượng hộp, tình trạng.
Giữ một ít hộp dự phòng để bù khi có hộp bị hư trong lúc giao, hoặc khi khách đặt thêm phút chót.
Hoá đơn, thanh toán và hạn dùng
Doanh nghiệp mua quà Tết thường cần hoá đơn. Chuẩn bị thông tin xuất hoá đơn từ lúc chốt đơn, và hỏi kế toán cách xuất cho đúng với hộp quà gồm nhiều mặt hàng khác nhau.
Thanh toán phần còn lại nên được thoả thuận rõ: khi giao hay sau Tết. Nhiều doanh nghiệp nghỉ Tết dài, nếu hẹn trả sau Tết, tiền có thể về rất muộn.
Kiểm hạn dùng của mọi món trong hộp. Quà Tết thường được để vài tuần mới dùng, nên món nào hạn quá ngắn là rủi ro cho người nhận và cho uy tín của khách.
Với rượu, thực phẩm nhập khẩu, đảm bảo có giấy tờ nguồn gốc hợp lệ. Doanh nghiệp không muốn tặng đối tác một món hàng không rõ nguồn gốc.
Sau Tết: tổng kết để năm sau tốt hơn
Dù chuẩn bị kỹ, thường vẫn dư vài hộp hoặc vài món thành phần. Xử lý sớm: bán lẻ, chuyển thành quà cho dịp khác, hoặc trả lại nhà cung cấp nếu đã thoả thuận.
Ghi lại mọi thứ: khách nào đặt gì, bao nhiêu, mẫu nào được chọn nhiều, món nào hay thiếu, sai sót nào đã xảy ra, bao nhiêu người đóng gói là đủ.
Gửi lời cảm ơn tới khách sau Tết, hỏi phản hồi. Khách được hỏi ý kiến thường nhớ bạn khi mùa sau tới.
Mùa quà Tết ngắn, nhưng nếu làm bài bản, nó có thể thành nguồn thu ổn định năm này qua năm khác.
Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu chào quà Tết cho doanh nghiệp từ khi nào?
Càng sớm càng tốt, thường vài tháng trước Tết, khi doanh nghiệp bắt đầu lên kế hoạch và ngân sách. Sát Tết phần lớn đã chốt nhà cung cấp.
Có nên nhận đơn quà Tết mà không có cọc không?
Với khách mới hoặc đơn lớn, nên có cọc để giảm rủi ro khách đổi ý. Với khách cũ lâu năm, có thể linh hoạt hơn nhưng vẫn nên có đơn đặt hàng rõ ràng.
Doanh nghiệp đổi số lượng phút chót thì sao?
Tuỳ thoả thuận trong đơn đặt hàng. Nên ghi rõ hạn cuối được thay đổi số lượng và cách xử lý chi phí khi thay đổi sau hạn đó.
Hộp quà Tết dư sau Tết xử lý thế nào?
Bán lẻ sớm, tách ra bán từng món, đổi bao bì cho dịp khác, hoặc trả lại nhà cung cấp nếu đã thoả thuận. Xử lý càng sớm càng ít lỗ.
In logo doanh nghiệp lên hộp quà cần lưu ý gì?
Cần xin logo đúng mẫu, xác nhận bản in thử với khách trước khi in số lượng lớn, và tính thêm thời gian in vào lịch.
