Một hồ sơ năng lực tốt thường ngắn và thật, trả lời đúng những câu mà người mua hàng ở doanh nghiệp đang hỏi: bạn là ai, cung cấp những gì, năng lực kho và xe tới đâu, đã và đang phục vụ những khách nào, giấy tờ pháp lý và chứng nhận chất lượng có đủ không, và khi có sự cố thì gọi ai. Hồ sơ dày mà nói chung chung thường bị lật qua rất nhanh.
Xin chào, Nhà Bán Buôn đây. Tập trước mình nói bán cho doanh nghiệp khác bán cho tiệm thế nào. Tập này đi vào cánh cửa đầu tiên: làm sao để doanh nghiệp đưa tên bạn vào danh sách nhà cung cấp, cái danh sách mà mỗi lần cần mua, họ chỉ gọi những người trong đó.
Người đọc hồ sơ của bạn đang tìm gì?
Hãy tưởng tượng người mua hàng ở một nhà máy nhận được vài hồ sơ từ các nhà cung cấp khác nhau. Họ bận, họ có nhiều việc khác. Họ lật nhanh, tìm những thông tin để trả lời một câu: người này có đáng để mình gọi báo giá không.
Họ muốn biết bạn cung cấp đúng thứ họ cần không. Bạn có đủ sức giao số lượng của họ không, đều đặn không. Bạn có giấy tờ đủ để họ không bị kế toán, kiểm toán hỏi han không. Và đã có ai giống họ tin dùng bạn chưa.
Mọi thứ trong hồ sơ nên phục vụ những câu hỏi đó. Những thứ không phục vụ, như lịch sử dài dòng hay những lời tự khen, nên bỏ bớt.
Một mẹo là trước khi gửi, hỏi người mua hàng họ cần hồ sơ có những gì. Nhiều doanh nghiệp có sẵn mẫu đăng ký nhà cung cấp, bạn chỉ cần điền đúng.
Nội dung cốt lõi của hồ sơ năng lực
Phần đầu là giới thiệu ngắn: tên, địa chỉ, người đại diện, thời gian hoạt động, lĩnh vực chính. Một trang là đủ.
Phần hai là danh mục hàng hoá hoặc dịch vụ bạn cung cấp, sắp theo nhóm, kèm quy cách chính. Không cần giá trong hồ sơ năng lực, giá để dành cho báo giá.
Phần ba là năng lực: diện tích kho, số xe, số người giao hàng, khu vực giao được, thời gian giao từ khi nhận đơn, khả năng đáp ứng đơn gấp.
Phần bốn là khách hàng tiêu biểu, nếu được họ đồng ý cho nêu tên. Phần năm là giấy tờ: giấy phép kinh doanh, chứng nhận chất lượng, giấy tờ nguồn gốc hàng. Phần cuối là người liên hệ, số điện thoại, giờ làm việc.
Giấy tờ đi kèm: đủ và còn hạn
Doanh nghiệp thường yêu cầu bản sao giấy phép kinh doanh, và với một số ngành hàng, giấy chứng nhận đủ điều kiện hoặc giấy công bố sản phẩm. Hàng thực phẩm cần giấy tờ về an toàn thực phẩm, hàng nhập khẩu cần giấy tờ nhập khẩu hợp lệ.
Kiểm tra mọi giấy tờ còn hạn. Một giấy chứng nhận hết hạn trong hồ sơ là dấu hiệu bạn không cẩn thận, và có thể làm hồ sơ bị loại ngay.
Nếu bạn phân phối hàng của hãng, giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng phân phối là bằng chứng quan trọng rằng hàng có nguồn gốc rõ ràng.
Không chắc ngành hàng của mình cần giấy tờ gì, hãy hỏi hãng, hỏi cơ quan quản lý chuyên ngành, hoặc hỏi thẳng người mua hàng.
Khách tham chiếu: lời nói của người khác
Không gì thuyết phục người mua hàng bằng việc một doanh nghiệp tương tự đang dùng bạn và hài lòng. Nếu bạn đang cung cấp cho vài công ty, hãy xin phép họ để nêu tên trong hồ sơ, và nếu được, cho số điện thoại người liên hệ để xác nhận.
Hãy chọn khách tham chiếu gần với khách mới nhất: cùng ngành, cùng quy mô, cùng khu vực.
Đừng bao giờ nêu tên khách mà bạn chưa từng cung cấp, hay phóng đại quy mô. Người mua hàng hay gọi kiểm tra, và một lời nói dối bị phát hiện là hết cơ hội.
Nếu bạn chưa có khách doanh nghiệp nào, hãy nói thật, và bù lại bằng cách mời họ tới xem kho, hoặc đề nghị một đơn thử nhỏ.
Lỗi khiến hồ sơ bị loại
Lỗi phổ biến nhất là hồ sơ quá chung chung: cung cấp mọi loại hàng, giao mọi nơi, giá tốt nhất thị trường. Người đọc không biết bạn thật sự giỏi ở đâu.
Lỗi thứ hai là thiếu giấy tờ hoặc giấy tờ hết hạn. Lỗi thứ ba là thông tin liên hệ sai, gọi không ai nghe, hoặc người nghe không biết gì về hồ sơ.
Lỗi thứ tư là gửi cùng một hồ sơ cho mọi doanh nghiệp. Một bếp ăn trường học và một nhà máy cơ khí cần những thông tin rất khác nhau. Hãy chỉnh phần danh mục hàng và khách tham chiếu cho hợp với từng nơi.
Lỗi cuối là gửi rồi im lặng. Sau vài ngày, gọi hỏi họ đã nhận chưa, có cần bổ sung gì không. Một cuộc gọi lịch sự thường làm hồ sơ được mở ra đọc.
Vào danh sách rồi, giữ chỗ thế nào?
Vào danh sách nhà cung cấp chỉ là bước đầu. Nhiều doanh nghiệp đánh giá lại nhà cung cấp định kỳ, dựa trên giao hàng đúng hẹn, chất lượng, giấy tờ và cách xử lý sự cố.
Giữ chỗ bằng cách làm tốt những đơn nhỏ đầu tiên, dù lãi ít. Đó là lúc họ đang quan sát bạn kỹ nhất.
Cập nhật hồ sơ khi có thay đổi: giấy tờ mới, thêm mặt hàng, đổi người liên hệ. Đừng để doanh nghiệp tự phát hiện rằng thông tin cũ không còn đúng.
Và giữ quan hệ với người mua hàng. Khi họ chuyển công ty, họ thường mang theo danh sách nhà cung cấp tin cậy của mình.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ năng lực nên dài bao nhiêu trang?
Không có quy định, nhưng ngắn gọn thường tốt hơn. Vài trang nội dung chính cộng phần giấy tờ đính kèm là đủ với phần lớn doanh nghiệp.
Có cần in màu, làm đẹp hồ sơ không?
Trình bày rõ ràng, dễ đọc quan trọng hơn đẹp. Một hồ sơ gọn gàng, đủ thông tin, không lỗi chính tả gây ấn tượng tốt hơn hồ sơ màu mè mà thiếu nội dung.
Chưa có khách doanh nghiệp nào thì hồ sơ viết gì?
Nói thật về quy mô hiện tại, nhấn vào năng lực kho, xe, giấy tờ, và đề nghị đơn thử nhỏ hoặc mời tham quan kho để họ tự đánh giá.
Gửi hồ sơ qua thư điện tử hay mang tới tận nơi?
Tuỳ yêu cầu của doanh nghiệp. Gửi thư điện tử tiện và nhanh, mang tới tận nơi thì tạo cơ hội gặp mặt. Nhiều người làm cả hai.
Bao lâu thì doanh nghiệp phản hồi hồ sơ?
Rất khác nhau, có nơi vài ngày, có nơi chỉ phản hồi khi có nhu cầu mua. Gọi hỏi lại sau một khoảng thời gian hợp lý là cách tốt để giữ liên lạc.
