Cung cấp vật tư định kỳ cho một nhà máy, từ găng tay, bảo hộ lao động, văn phòng phẩm, hoá chất vệ sinh cho tới bao bì, đòi hỏi lịch giao cố định, tồn kho dự phòng cho những món nhà máy dùng đều, một người phụ trách giữ liên lạc thường xuyên, giấy tờ giao nhận chuẩn chỉnh, và khả năng xử lý đơn gấp khi dây chuyền cần ngay.
Xin chào, bạn đang nghe Nhà Bán Buôn. Các khu công nghiệp quanh những thành phố lớn là nơi rất nhiều người buôn tìm được khách ổn định. Một nhà máy dùng vật tư đều đặn quanh năm, trả tiền đúng hẹn, là khách mà ai cũng muốn. Nhưng giữ được họ nhiều năm cần một kỷ luật khác hẳn bán cho tiệm.
Nhà máy mua gì từ người buôn?
Nhà máy lớn thường mua nguyên liệu chính trực tiếp từ nhà sản xuất. Nhưng có rất nhiều thứ họ mua từ người buôn: vật tư tiêu hao như găng tay, khẩu trang, giẻ lau, băng keo, bảo hộ lao động, văn phòng phẩm, hoá chất vệ sinh, thực phẩm cho bếp ăn, phụ tùng thay thế nhỏ.
Những thứ này giá trị mỗi món không cao, nhưng dùng đều, số lượng lớn, và thiếu thì ảnh hưởng tới sản xuất. Không có găng tay là công nhân không làm được, không có băng keo là không đóng gói được.
Người mua hàng của nhà máy muốn một nhà cung cấp gom được nhiều thứ, để họ không phải làm việc với quá nhiều người.
Nếu bạn đang buôn một nhóm hàng như vậy, khu công nghiệp gần bạn có thể là thị trường lớn.
Lịch giao cố định: nhịp mà nhà máy cần
Nhà máy chạy theo kế hoạch. Họ muốn biết thứ mấy hàng về, giờ nào. Kho của họ cũng có lịch nhận hàng, bảo vệ có danh sách xe được vào.
Hãy thống nhất một lịch giao cố định, ví dụ mỗi tuần một lần vào một buổi sáng nhất định. Đơn được gửi trước vài ngày, bạn chuẩn bị, giao đúng giờ.
Giao đúng giờ ở nhà máy quan trọng hơn giao sớm. Tới sớm quá, kho chưa sẵn người nhận, xe phải chờ ngoài cổng. Tới muộn, lỡ lịch nhận hàng, có khi phải hẹn lại.
Tài xế nên là người quen với nhà máy, biết cổng nào vào, kho nào nhận, người nào ký. Đổi tài xế liên tục làm mọi thứ chậm đi.
Tồn kho dự phòng cho những món dùng đều
Nhà máy không muốn chờ bạn đi lấy hàng. Họ đặt hôm nay, muốn nhận theo lịch. Nên với những món họ dùng đều, bạn cần giữ sẵn một lượng dự phòng trong kho của mình.
Tính lượng dự phòng dựa trên lượng dùng trung bình của họ và thời gian bạn cần để nhập lại từ nhà cung cấp. Thêm một chút cho những lúc nhà máy tăng ca.
Việc giữ dự phòng tốn vốn và chỗ, nên hãy tính vào giá. Đây là một phần dịch vụ mà nhà máy đang trả tiền cho bạn.
Hỏi nhà máy kế hoạch sản xuất sắp tới, nếu họ chia sẻ được. Biết trước nhà máy sắp tăng đơn, bạn chuẩn bị kịp.
Một người phụ trách, một đầu mối liên lạc
Nhà máy thích làm việc với một người cụ thể, biết rõ tình hình của họ, trả lời điện thoại cả khi có chuyện gấp ngoài giờ.
Hãy giao cho một người trong đội của bạn phụ trách khách này, và có một người dự phòng khi người đó nghỉ. Người phụ trách nên ghé nhà máy định kỳ, gặp người mua hàng, người quản lý kho, hỏi han tình hình.
Những lần ghé thăm đó là lúc bạn nghe được nhu cầu mới, phàn nàn nhỏ trước khi nó thành lớn, và giữ quan hệ con người.
Nhiều hợp đồng cung cấp bị mất không phải vì giá, mà vì người mua hàng mới không quen ai bên nhà cung cấp cũ, và một nhà cung cấp khác đến gặp họ trước.
Đơn gấp: lúc bạn được nhớ tới
Dù có lịch cố định, nhà máy vẫn có những lúc cần gấp: một đơn hàng xuất khẩu đột xuất, một đợt kiểm tra an toàn cần thêm bảo hộ, một món hỏng cần thay ngay.
Khả năng đáp ứng đơn gấp là thứ phân biệt nhà cung cấp tốt với nhà cung cấp bình thường. Giao được trong ngày khi nhà máy cần, họ sẽ nhớ bạn rất lâu.
Để làm được, cần có hàng dự phòng, có xe hoặc người sẵn sàng, và có người trực điện thoại.
Đơn gấp có thể tính phí giao gấp nếu đã thoả thuận trước. Nhưng nhiều người buôn chọn không tính với khách lớn, coi đó là khoản đầu tư giữ khách.
Giữ hợp đồng qua nhiều năm
Nhà máy thường đánh giá nhà cung cấp định kỳ. Những gì họ nhìn: tỷ lệ giao đúng hẹn, tỷ lệ hàng lỗi, giấy tờ, phản hồi khi có sự cố, giá so với thị trường.
Hãy tự theo dõi những con số đó cho chính mình. Khi được đánh giá, bạn có số liệu để trình bày, không chỉ dựa vào ấn tượng của họ.
Đề xuất cải tiến khi thấy cơ hội: một loại găng tay bền hơn mà giá gần bằng, một cách đóng gói giúp kho nhà máy xếp gọn hơn. Nhà cung cấp chủ động được đánh giá cao.
Và đừng bao giờ tự ý đổi hàng sang loại khác mà không hỏi, dù rẻ hơn hay tốt hơn. Nhà máy có quy cách, và thay đổi không báo trước là vi phạm lòng tin.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao để tiếp cận nhà máy trong khu công nghiệp?
Qua lời giới thiệu từ người làm trong nhà máy, qua ban quản lý khu công nghiệp, hoặc gửi hồ sơ năng lực tới bộ phận mua hàng. Bắt đầu với những nhà máy gần kho của bạn.
Nhà máy thường trả tiền sau bao lâu?
Tuỳ chính sách từng nơi và thoả thuận trong hợp đồng. Nhiều nhà máy trả theo kỳ sau khi nhận đủ hàng và hoá đơn. Hỏi rõ trước khi ký để tính dòng tiền.
Có cần kho gần khu công nghiệp không?
Không bắt buộc, nhưng kho gần giúp giao đúng giờ và đáp ứng đơn gấp tốt hơn. Nhiều người buôn thuê kho nhỏ gần khu công nghiệp khi đã có vài khách ở đó.
Nhà máy nước ngoài có yêu cầu khác không?
Nhiều nhà máy có vốn nước ngoài có quy trình đánh giá nhà cung cấp chặt chẽ hơn, yêu cầu giấy tờ và tiêu chuẩn cụ thể. Hãy hỏi rõ yêu cầu của họ ngay từ đầu.
Hàng giao cho nhà máy bị trả lại thì xử lý sao?
Kiểm tra lý do, đối chiếu với quy cách đã thống nhất và mẫu nếu có. Nếu lỗi của bạn, đổi nhanh. Nếu có bất đồng, lập biên bản và làm việc với người mua hàng.
