Để tự bảo vệ khi bị kiểm tra, người buôn nên giữ đủ giấy tờ cho từng lô hàng: hoá đơn mua vào, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, giấy tờ về chất lượng hoặc công bố sản phẩm với những loại hàng bắt buộc, giấy tờ nhập khẩu với hàng ngoại, và giấy uỷ quyền hoặc hợp đồng phân phối nếu bạn là đại lý của hãng. Giấy tờ phải tìm ra được nhanh, khớp với hàng đang có trong kho.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Buôn. Nhiều người buôn làm ăn đàng hoàng, mua hàng thật, có hoá đơn, nhưng khi bị kiểm tra thì lúng túng vì không tìm ra giấy tờ, hoặc giấy tờ không khớp với hàng. Tập này nói về việc giữ giấy tờ sao cho khi cần, bạn chỉ mất vài phút để chứng minh mình.
Vì sao giấy tờ nguồn gốc quan trọng?
Khi cơ quan chức năng kiểm tra, câu hỏi đầu tiên với hàng trong kho thường là nguồn gốc. Hàng này mua từ đâu, có hoá đơn không.
Nếu bạn xuất trình được hoá đơn và giấy tờ khớp với hàng, câu chuyện thường kết thúc nhanh. Nếu không, hàng có thể bị tạm giữ để xác minh, và bạn có thể bị xử lý tuỳ trường hợp.
Giấy tờ cũng là thứ chứng minh bạn ngay tình nếu chẳng may trong lô có hàng giả mà bạn không biết. Mua có hoá đơn, từ nguồn chính thức, giá hợp lý là những điều giúp bạn.
Giữ giấy tờ không phải việc để đối phó, mà là một phần của làm ăn đàng hoàng.
Những giấy tờ nên có cho từng lô
Hoá đơn mua vào là giấy tờ quan trọng nhất. Nó ghi rõ ai bán, ai mua, hàng gì, số lượng, giá, ngày.
Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, phiếu giao hàng của nhà cung cấp, phiếu nhập kho của bạn. Những giấy này kết nối hoá đơn với lô hàng thực tế trong kho.
Với những loại hàng mà pháp luật yêu cầu, như một số thực phẩm, mỹ phẩm, hàng có điều kiện, cần có giấy tờ về chất lượng, công bố sản phẩm hoặc chứng nhận theo quy định. Bạn có thể xin bản sao từ nhà cung cấp.
Với hàng nhập khẩu, cần giấy tờ chứng minh hàng được nhập khẩu hợp pháp. Nếu bạn mua lại từ nhà nhập khẩu, xin bản sao phù hợp từ họ. Không chắc loại hàng của mình cần giấy gì, hãy hỏi cơ quan quản lý chuyên ngành hoặc luật sư.
Giấy tờ phải khớp với hàng trong kho
Có giấy tờ chưa đủ, giấy tờ phải khớp. Tên hàng trên hoá đơn phải khớp với hàng thực tế. Số lượng trên hoá đơn cộng lại phải lớn hơn hoặc bằng số hàng đang có, trừ đi số đã bán.
Nhiều người buôn có hoá đơn ghi chung chung, như hàng hoá các loại, hoặc tên hàng khác với tên thực tế. Khi bị kiểm tra, rất khó chứng minh hoá đơn đó là cho hàng nào.
Hãy yêu cầu nhà cung cấp ghi tên hàng cụ thể, quy cách rõ ràng trên hoá đơn.
Ghi mã lô, hạn dùng vào phiếu nhập kho, để khi cần, bạn chỉ ra được lô hàng này tương ứng với hoá đơn nào.
Sắp xếp để tìm được trong vài phút
Giấy tờ nằm lộn xộn trong một thùng các tông thì có cũng như không khi cần gấp.
Sắp theo nhà cung cấp và theo tháng. Mỗi nhà cung cấp một bìa, trong đó hoá đơn, phiếu giao hàng, giấy tờ chất lượng xếp theo thứ tự thời gian.
Giữ bản điện tử song song: chụp ảnh hoặc quét giấy tờ, lưu theo cùng cách sắp xếp. Với hoá đơn điện tử, tải về và lưu thêm một nơi ngoài hộp thư.
Để một bộ giấy tờ tóm tắt của những mặt hàng đang có nhiều trong kho ngay tại kho, để khi có kiểm tra đột xuất, người trông kho có thể xuất trình ngay mà không phải chờ chủ về.
Ứng xử khi bị kiểm tra
Bình tĩnh, lịch sự, hợp tác. Hỏi rõ người kiểm tra thuộc cơ quan nào, có quyết định kiểm tra không. Đó là quyền của bạn, và người kiểm tra đúng quy trình sẽ trình bày.
Xuất trình giấy tờ được yêu cầu. Nếu chưa tìm ra ngay, nói rõ và xin thời gian bổ sung theo quy định.
Đọc kỹ biên bản trước khi ký. Nếu có điều không đúng, ghi ý kiến của mình vào biên bản. Giữ một bản.
Nếu hàng bị tạm giữ, hỏi rõ thủ tục và thời hạn. Liên hệ luật sư nếu tình hình phức tạp. Không tìm cách hối lộ hay cản trở, việc đó chỉ làm mọi chuyện tệ hơn nhiều.
Giấy tờ bảo vệ bạn cả với khách
Không chỉ khi bị kiểm tra, giấy tờ nguồn gốc còn giúp bạn khi khách hỏi. Khách doanh nghiệp thường yêu cầu giấy tờ chất lượng, nguồn gốc trước khi mua.
Khi khách phản ánh về chất lượng, giấy tờ giúp bạn truy lại lô hàng, liên hệ đúng nhà cung cấp.
Một bộ giấy tờ đầy đủ là thứ phân biệt người buôn chuyên nghiệp với người buôn tạm bợ trong mắt khách lớn.
Làm ngay từ bây giờ, khi chưa có ai hỏi, dễ hơn nhiều so với cố gom lại khi đã có chuyện.
Câu hỏi thường gặp
Giấy tờ nguồn gốc cần giữ bao lâu?
Tuỳ loại giấy tờ và quy định về lưu trữ chứng từ kế toán. Hỏi kế toán để biết thời hạn cụ thể. Nhiều người buôn giữ ít nhất tới khi hàng đã bán hết và qua các thời hạn quy định.
Mua lại từ đại lý khác thì lấy giấy tờ nguồn gốc ở đâu?
Yêu cầu hoá đơn từ đại lý bán cho bạn, và nếu cần, bản sao giấy tờ chất lượng hoặc nhập khẩu từ họ. Đại lý hợp pháp thường cung cấp được.
Hàng không cần công bố sản phẩm thì giữ giấy gì?
Ít nhất là hoá đơn mua vào và giấy tờ giao nhận. Không chắc hàng của mình có thuộc diện phải công bố hay chứng nhận không, hãy hỏi cơ quan quản lý chuyên ngành.
Bị kiểm tra mà giấy tờ để ở nơi khác thì sao?
Nói rõ tình hình và xin bổ sung trong thời hạn cho phép theo quy định. Tốt nhất nên để bản sao giấy tờ chính ngay tại kho.
Có quyền hỏi giấy tờ của người kiểm tra không?
Bạn có quyền được biết người kiểm tra thuộc cơ quan nào và căn cứ kiểm tra. Hỏi một cách lịch sự, và hỏi luật sư nếu bạn thấy quy trình có vấn đề.
