Với hàng có hạn dùng, nguyên tắc đúng là lô nào hết hạn trước thì xuất trước, chứ không đơn giản là lô nào nhập trước. Hai điều này thường trùng nhau nhưng không phải luôn luôn. Để làm được, bạn phải ghi hạn dùng ngay khi nhập hàng, xếp lô gần hạn ra phía trước, kiểm hàng cận hạn theo lịch, và có sẵn cách xử lý từ khi hàng còn đủ thời gian để bán.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Buôn. Với người buôn thực phẩm, đồ uống, sữa, bánh kẹo, gia vị, hàng hết hạn là khoản lỗ âm thầm nhất. Nó không ồn ào như một khoản nợ xấu, nhưng cứ đều đặn ăn vào lãi. Tập này mình bàn cách giữ cho khoản đó nhỏ nhất có thể.
Nhập trước chưa chắc hết hạn trước
Nhiều người nghĩ cứ nhập trước xuất trước là đủ. Nhưng có lúc lô nhập sau lại có hạn ngắn hơn lô nhập trước. Nhà cung cấp xả hàng tồn cũ, hoặc hai lô đến từ hai nhà máy khác nhau với ngày sản xuất khác nhau.
Nếu chỉ nhìn ngày nhập, bạn sẽ xuất lô có hạn dài trước, để lô hạn ngắn nằm lại trong kho, và phát hiện ra khi nó đã cận hạn.
Vì vậy, người làm kho thực phẩm lâu năm luôn nhìn vào hạn dùng in trên bao bì, không nhìn vào ngày nhập.
Khi nhận hàng, hãy kiểm hạn dùng của lô mới. Nếu hạn ngắn bất thường so với các lô trước, hỏi lại nhà cung cấp ngay, trước khi ký nhận.
Ghi hạn dùng ngay khi nhập
Hạn dùng in trên bao bì thường nhỏ, khó đọc khi hàng đã lên kệ cao. Khi nhập, hãy ghi hạn dùng của lô lên một tấm thẻ lớn dán ở đầu tấm kê hàng hoặc mặt ngoài chồng thùng, chữ đủ to để đọc từ xa.
Ghi hạn dùng vào sổ nhập hoặc phần mềm, theo từng lô, không chỉ theo mặt hàng. Như vậy khi xem tồn kho, bạn biết mỗi mặt hàng đang có bao nhiêu lô, lô nào hạn tới đâu.
Một số kho dùng màu để đánh dấu theo tháng hết hạn. Nhìn vào kho, thấy màu của tháng sắp tới là biết khu nào cần ưu tiên xuất.
Việc ghi này tốn thêm vài phút mỗi lô, nhưng tiết kiệm hàng giờ lục tìm sau này. Một chị làm kho sữa kể rằng từ khi dán thẻ hạn dùng chữ to ở đầu mỗi tấm kê hàng, số thùng phải huỷ mỗi quý của chị giảm hẳn, chỉ vì ai đi ngang cũng nhìn thấy lô nào sắp tới hạn.
Xếp kệ để lô gần hạn luôn ở phía trước
Khi hàng mới về, người xếp kho thường đặt ngay ở phía trước cho tiện. Thế là lô cũ bị đẩy vào trong, và người soạn hàng lấy lô mới trước.
Quy tắc phải là: hàng mới đặt phía sau hoặc bên dưới, lô gần hạn luôn ở phía trước hoặc trên cùng. Mất thêm công dời hàng, nhưng đó là công đáng bỏ.
Với kệ có thể lấy từ hai phía, có kho xếp hàng vào từ phía sau và lấy ra từ phía trước, như vậy lô cũ tự nhiên ở phía lấy.
Người soạn hàng cũng cần được dặn kỹ: luôn lấy lô ở phía trước, không lấy lô dễ lấy nhất.
Kiểm hàng cận hạn theo lịch
Mỗi tuần hoặc mỗi nửa tháng, hãy lọc ra những lô sẽ hết hạn trong khoảng thời gian tới. Khoảng thời gian này tuỳ loại hàng: hàng hạn ngắn như sữa tươi, bánh mì thì chỉ vài ngày, hàng khô thì có thể vài tháng.
Nhiều khách sỉ không nhận hàng khi hạn còn lại quá ngắn, vì họ cũng cần thời gian để bán lẻ. Nên hàng được coi là cận hạn với bạn sớm hơn nhiều so với ngày in trên bao bì.
Hỏi khách lớn của bạn: họ chấp nhận hàng còn hạn tối thiểu bao lâu. Dùng mốc đó để tính khi nào hàng trong kho bắt đầu vào vùng nguy hiểm.
Danh sách hàng cận hạn nên được gửi cho người bán hàng, để họ ưu tiên chào những món đó.
Xử lý hàng cận hạn trước khi quá muộn
Có vài cách. Đầu tiên là hỏi nhà cung cấp có chính sách đổi hoặc nhận lại hàng cận hạn không. Nhiều hãng có, với điều kiện báo trước một khoảng thời gian nhất định.
Thứ hai là bán ưu đãi cho khách tiêu thụ nhanh: quán ăn, bếp ăn tập thể, tiệm bán lẻ đông khách. Nói rõ hạn dùng còn lại, không giấu.
Thứ ba là dùng làm hàng khuyến mãi kèm, nếu chính sách cho phép và hàng còn đủ hạn để người tiêu dùng dùng an toàn.
Tuyệt đối không sửa, dán đè, hay xoá hạn dùng. Việc này vi phạm pháp luật và gây nguy hiểm cho người dùng. Hàng đã hết hạn phải được huỷ đúng cách và ghi giảm trong sổ.
Nhập vừa đủ là cách phòng tốt nhất
Hàng hết hạn phần lớn đến từ việc nhập quá nhiều so với sức bán. Ôm hàng để lấy chiết khấu, rồi bán không kịp.
Với hàng hạn ngắn, hãy nhập ít và nhập thường xuyên hơn. Chi phí chở có thể tăng một chút, nhưng giảm được khoản lỗ hết hạn.
Theo dõi tốc độ bán của từng mặt hàng, và so với hạn dùng khi nhập. Nếu một lô cần ba tháng mới bán hết mà hạn chỉ còn hai tháng, đó là lô không nên nhập, dù chiết khấu hấp dẫn.
Người buôn thực phẩm giỏi không phải người nhập được giá rẻ nhất, mà là người ít phải huỷ hàng nhất.
Câu hỏi thường gặp
Hàng cận hạn có được bán không?
Hàng còn trong hạn dùng thì vẫn được bán, nhưng nên nói rõ hạn còn lại cho khách. Hàng đã quá hạn thì không được bán và phải huỷ đúng quy định.
Hãng có nhận lại hàng cận hạn không?
Tuỳ chính sách từng hãng. Nhiều hãng có chương trình đổi hoặc nhận lại với điều kiện báo trước. Hãy hỏi rõ khi ký hợp đồng hoặc bắt đầu lấy hàng.
Huỷ hàng hết hạn cần làm gì?
Lập biên bản ghi rõ mặt hàng, số lượng, lý do huỷ, và huỷ theo cách không để hàng quay lại thị trường. Về thủ tục sổ sách và thuế, hãy hỏi kế toán.
Kho nhỏ có cần theo dõi hạn dùng theo lô không?
Có, vì kho nhỏ thường có ít người, dễ quên. Một bảng đơn giản ghi mặt hàng, lô, hạn dùng và số lượng đã đủ giúp tránh phần lớn hàng hết hạn.
Khách trả lại hàng vì cận hạn thì sao?
Tuỳ thoả thuận giữa hai bên. Tốt nhất là thống nhất trước hạn dùng tối thiểu khi giao, và chính sách đổi trả cho hàng cận hạn, để không phải tranh cãi sau.
