Một kho hàng sỉ xuất nhanh và ít nhầm thường có năm điều: hàng bán chạy nằm gần cửa xuất, mỗi mặt hàng có một chỗ cố định được đánh dấu rõ, những món trông giống nhau không bao giờ nằm cạnh nhau, lối đi luôn thông thoáng cho xe đẩy, và người soạn hàng đi theo một tuyến cố định trong kho thay vì chạy tới chạy lui.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Buôn. Hôm nay mình đứng giữa một cái kho, theo nghĩa bóng. Nhiều đại lý mất tiền không phải vì bán sai giá, mà vì giao nhầm hàng, giao thiếu, soạn chậm để xe chờ, hoặc để hàng hết hạn nằm quên trong góc. Phần lớn những lỗi đó bắt đầu từ cách sắp kho.
Chia kho theo tốc độ bán, không theo nhà cung cấp
Thói quen phổ biến là xếp hàng theo nhà cung cấp: hàng của hãng này một góc, hãng kia một góc. Nghe hợp lý, nhưng khi soạn đơn, người soạn phải chạy khắp kho vì một đơn thường có hàng của nhiều hãng.
Người làm kho lâu năm xếp theo tốc độ bán. Những món ra nhiều nhất mỗi ngày nằm sát cửa xuất, ngang tầm tay, dễ lấy. Những món bán vừa nằm ở giữa. Những món ít ra nằm sâu bên trong hoặc trên cao.
Để biết món nào bán nhanh, nhìn vào sổ xuất kho vài tuần gần nhất. Thường một số ít mặt hàng chiếm phần lớn lượt xuất. Chỉ cần đưa những món đó lại gần cửa, thời gian soạn đơn đã giảm rõ.
Khi mùa thay đổi, tốc độ bán cũng đổi. Nước giải khát mùa nóng, bánh kẹo mùa Tết. Hãy sắp xếp lại khu gần cửa theo mùa.
Một mẹo nhỏ nữa là để những món hay đi cùng nhau trong một đơn ở gần nhau. Ví dụ dầu ăn với nước mắm, mì gói với nước tương. Người soạn lấy một lượt là xong một cụm, không phải quay lại.
Mỗi mặt hàng một chỗ, và chỗ đó có tên
Kho lộn xộn nhất là kho mà hàng về tới đâu xếp tới đó, chỗ nào trống thì nhét vào. Chỉ người xếp mới nhớ, và khi người đó nghỉ, không ai tìm được gì.
Hãy cho mỗi mặt hàng một chỗ cố định. Đánh số các dãy kệ, các tầng, các ô. Ghi lại mặt hàng nào nằm ở ô nào. Treo sơ đồ ở cửa kho.
Với người mới, sơ đồ này giúp họ làm được việc ngay. Với người cũ, nó giúp tránh chuyện mỗi người xếp một kiểu.
Khi hàng về quá nhiều, không vừa chỗ cố định, hãy có một khu chờ riêng, và ghi rõ hàng dư đang nằm ở đâu. Đừng nhét vào chỗ của mặt hàng khác.
Tách những món dễ nhầm
Lỗi giao nhầm phổ biến nhất là giữa những món trông gần giống nhau: cùng hãng mà khác vị, cùng loại mà khác cỡ, cùng bao bì mà khác trọng lượng.
Nguyên tắc đơn giản là không để những món dễ nhầm nằm cạnh nhau. Nếu phải để gần, đặt một vật ngăn cách rõ, hoặc dán nhãn màu khác nhau trên kệ.
Một cách nhiều kho dùng là đánh dấu màu theo cỡ hoặc theo vị: một màu cho cỡ nhỏ, màu khác cho cỡ lớn. Người soạn không cần đọc kỹ, chỉ cần nhìn màu.
Mỗi lần giao nhầm, ghi lại nhầm giữa món nào với món nào. Sau vài tháng, bạn có danh sách những cặp hay nhầm nhất, và biết cần tách những cặp nào.
Lối đi, an toàn và tuyến soạn hàng
Lối đi trong kho phải đủ rộng cho xe đẩy hoặc xe nâng tay qua lại, và luôn trống. Hàng chất tạm ra lối đi là nguyên nhân của nhiều vụ va quệt, đổ hàng, và cả tai nạn cho người.
Không chất thùng cao quá mức ghi trên thùng, thùng dưới cùng sẽ bẹp. Không để hàng nặng trên cao. Để khoảng trống giữa hàng và tường, và kê hàng lên khỏi mặt sàn để tránh ẩm.
Lối thoát hiểm và bình chữa cháy phải luôn thấy được, lấy được. Kho hàng tiêu dùng chứa nhiều giấy, nhựa, dễ cháy. Hãy hỏi cơ quan phòng cháy chữa cháy địa phương về yêu cầu cho kho của bạn.
Tuyến soạn hàng nên đi một vòng, từ cửa vào, qua các dãy, rồi ra cửa xuất, không quay lại. Phiếu soạn hàng in theo thứ tự tuyến đó sẽ giúp người soạn không bỏ sót.
Giữ kho gọn mỗi ngày, không đợi cuối tháng
Kho không tự lộn xộn trong một ngày. Nó lộn xộn dần, mỗi ngày một ít. Thùng rỗng không dọn, hàng trả về để tạm, hàng dư nhét tạm.
Nhiều kho có thói quen dành một khoảng thời gian ngắn cuối ngày để dọn: đưa hàng về đúng chỗ, gom thùng rỗng, kiểm lại khu gần cửa.
Chủ kho nên tự đi một vòng kho vài lần mỗi tuần. Không phải để bắt lỗi, mà để thấy những gì đang lệch trước khi nó thành vấn đề.
Kho gọn không chỉ để đẹp. Kho gọn là soạn hàng nhanh, ít nhầm, ít hư hỏng, và dễ kiểm kê, chuyện mình sẽ nói ngay trong tập kế.
Người soạn hàng và người kiểm hàng nên là hai người
Dù kho sắp gọn tới đâu, người soạn hàng vẫn có lúc nhầm, nhất là giờ cao điểm khi xe đang chờ. Cách rẻ nhất để chặn lỗi là có người thứ hai kiểm lại trước khi hàng lên xe.
Người kiểm cầm phiếu, đọc từng dòng, người soạn chỉ vào từng chồng hàng. Chỉ mất vài phút mỗi đơn, nhưng bắt được phần lớn lỗi nhầm vị, nhầm cỡ, thiếu thùng.
Ở kho nhỏ chỉ có một người, có thể dùng cách tự kiểm: soạn xong, để yên vài phút làm việc khác, rồi quay lại đọc phiếu từ dưới lên. Đọc ngược giúp mắt không lướt theo thói quen.
Lỗi bắt được trong kho chỉ tốn vài phút. Lỗi để khách phát hiện thì tốn một chuyến xe quay lại, một lời xin lỗi, và đôi khi cả lòng tin của khách.
Câu hỏi thường gặp
Kho nhỏ có cần đánh số kệ không?
Có, kho càng nhỏ càng dễ lộn xộn vì hàng chồng lên nhau. Đánh số đơn giản bằng chữ và số trên từng kệ đã đủ giúp mọi người tìm hàng nhanh.
Nên sắp lại kho bao lâu một lần?
Nhìn lại khu gần cửa theo mùa bán hàng, và sắp lại toàn kho khi thêm mặt hàng mới hoặc thấy thời gian soạn đơn tăng lên.
Hàng trả về nên để ở đâu?
Nên có khu riêng cho hàng trả về, tách khỏi hàng tốt, có ghi chú lý do trả. Để lẫn vào kho dễ làm hàng lỗi bị giao lại cho khách khác.
Có cần phần mềm quản lý kho không?
Với kho nhỏ, sổ và sơ đồ rõ ràng là đủ. Khi số mặt hàng và số đơn tăng lên, phần mềm giúp theo dõi vị trí và tồn kho chính xác hơn.
Kho thuê chung với người khác cần chú ý gì?
Tách rõ khu của mình, đánh dấu hàng, có biên bản giao nhận khi nhập xuất, và thoả thuận rõ trách nhiệm khi mất mát hay hư hỏng.
