Người buôn sỉ luôn đứng giữa hai dòng nợ: mình nợ nhà cung cấp, và khách nợ mình. Cân được dòng tiền nghĩa là giữ cho thời gian khách trả tiền luôn ngắn hơn thời gian mình phải trả nhà cung cấp, luôn có một khoản dự phòng cho lúc khách trả chậm, và lập lịch tiền vào tiền ra theo từng tuần thay vì đoán theo cảm giác cuối tháng.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Buôn. Có một nghịch lý mà người ngoài nghề khó hiểu: đại lý bán rất đắt hàng, kho ra vào tấp nập, mà chủ vẫn đi vay để trả tiền hàng. Tập này mình giải thích vì sao chuyện đó xảy ra, và cách người buôn lâu năm giữ cho hai đầu nợ không kéo mình về hai phía.
Hai chiếc đồng hồ chạy khác tốc độ
Hãy hình dung bạn có hai chiếc đồng hồ. Một chiếc đếm ngày từ lúc bạn nhận hàng tới lúc phải trả nhà cung cấp. Chiếc kia đếm ngày từ lúc bạn giao hàng cho khách tới lúc khách trả tiền.
Nếu chiếc thứ nhất chạy dài hơn chiếc thứ hai, bạn thu tiền khách trước rồi mới trả nhà cung cấp. Bạn đang dùng tiền của nhà cung cấp để làm ăn. Dễ thở.
Nếu ngược lại, nhà cung cấp đòi trả trong một tuần mà khách nợ bạn cả tháng, bạn phải bỏ tiền túi ra bù vào khoảng trống đó. Càng bán nhiều, khoảng trống càng lớn.
Đó là lý do một đại lý đắt hàng vẫn thiếu tiền. Không phải họ lỗ, mà là hai chiếc đồng hồ đang chạy sai chiều.
Rất nhiều người buôn chưa từng ngồi đếm hai con số này cho chính mình. Hãy lấy sổ ra, tính trung bình khách trả sau bao nhiêu ngày, và mình trả nhà cung cấp sau bao nhiêu ngày. Chỉ riêng việc biết hai con số đó đã thay đổi cách bạn nhận đơn.
Kéo dài hạn trả, rút ngắn hạn thu
Có hai cách để cân lại. Một là thương lượng với nhà cung cấp cho trả chậm hơn. Hai là rút ngắn thời gian khách nợ bạn.
Với nhà cung cấp, sức mặc cả của bạn đến từ lịch sử trả đúng hẹn và sự đều đặn. Người luôn trả đúng hạn có lý do để xin thêm vài ngày. Có nhà cung cấp chấp nhận hạn dài hơn đổi lấy việc bạn cam kết lấy đều.
Với khách, hãy nhìn lại hạn mức gối đầu. Những khách nợ dài nhất có đáng với phần vốn họ giữ không. Có thể đề nghị ưu đãi nhỏ cho khách trả ngay, để kéo hạn thu trung bình ngắn lại.
Mục tiêu không phải là ép khách, mà là để hai chiếc đồng hồ chạy gần nhau hơn.
Lịch tiền theo tuần: công cụ đơn giản nhất
Nhiều người buôn chỉ biết mình thiếu tiền khi nhà cung cấp gọi đòi. Lúc đó đã muộn.
Một công cụ rất đơn giản là lịch tiền theo tuần. Lấy một tờ giấy, kẻ các cột là các tuần sắp tới. Mỗi tuần ghi những khoản chắc chắn phải trả: tiền hàng tới hạn, lương, tiền thuê kho, tiền xăng. Rồi ghi những khoản dự kiến thu: khách nào tới hạn trả tuần đó.
Nhìn vào tờ giấy, bạn sẽ thấy tuần nào hụt. Biết trước vài tuần, bạn có thời gian để xoay: đòi sớm một khách, xin nhà cung cấp lùi vài ngày, hoãn một đơn nhập chưa gấp.
Khi thu thật khác dự kiến, và chắc chắn sẽ khác, cập nhật lại mỗi tuần. Sau vài tháng, bạn sẽ biết khách nào hay trễ, và tự tính lùi ngày thu của họ trong lịch.
Không cần phần mềm cầu kỳ. Một cuốn sổ, hoặc một bảng tính đơn giản trên máy, là đủ. Điều quan trọng là thói quen nhìn vào nó mỗi đầu tuần, trước khi quyết định nhập thêm hay giao thêm.
Khoản dự phòng: tiền để ngủ được
Dù tính kỹ tới đâu, sẽ có lúc một khách lớn trả chậm bất ngờ. Người buôn nào cũng cần một khoản tiền không đụng tới, chỉ dùng cho những lúc như vậy.
Khoản này lớn bao nhiêu tuỳ vào quy mô, nhưng nhiều người tính theo mức đủ trả các khoản bắt buộc trong vài tuần nếu tiền thu về chững lại.
Để dành được khoản này là khó, vì tiền nào cũng muốn quay vòng. Nhiều người trích một phần nhỏ từ mỗi lô lãi, cứ thế tích dần.
Có khoản dự phòng, bạn không phải vay nóng khi kẹt, không phải bán dưới giá để có tiền mặt, không phải nói dối nhà cung cấp. Đó là tiền để ngủ được.
Khi nào phải từ chối một đơn lớn?
Điều trái khoáy là có khi một đơn hàng lớn lại là mối nguy. Khách lớn đặt nhiều, đòi nợ dài, trong khi bạn phải trả nhà cung cấp ngay. Nhận đơn này có thể làm bạn cạn tiền mặt.
Trước khi nhận đơn lớn, hãy đặt nó vào lịch tiền. Nếu tuần phải trả nhà cung cấp bạn chưa thu được tiền khách, lấy đâu bù vào.
Có thể thương lượng: khách đặt cọc một phần, hoặc trả thành nhiều đợt sát với lịch bạn trả nhà cung cấp. Nếu khách không đồng ý và bạn không có tiền bù, từ chối có khi là quyết định khôn ngoan.
Mùa cao điểm là lúc bài tính này quan trọng nhất. Trước Tết, đơn nào cũng lớn, khách nào cũng xin nợ tới sau Tết, còn nhà cung cấp thì muốn thu trước khi nghỉ. Người buôn lâu năm thường chốt với khách lớn lịch trả trước Tết ngay từ lúc nhận đơn, không để tới tháng Chạp mới nói.
Bán được nhiều không phải lúc nào cũng tốt. Bán được nhiều mà vẫn đứng vững mới là tốt.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao bán đắt hàng mà vẫn thiếu tiền?
Thường do khách trả chậm hơn nhiều so với thời gian bạn phải trả nhà cung cấp. Càng bán nhiều, phần tiền bạn phải bù vào khoảng trống đó càng lớn.
Có nên vay ngân hàng để bù dòng tiền không?
Có thể là một lựa chọn, nhưng cần tính kỹ khả năng trả và chi phí vay. Hãy hỏi người có chuyên môn tài chính trước khi quyết định, và đừng vay nóng.
Lịch tiền theo tuần nên lập cho bao xa?
Nhiều người buôn lập cho khoảng một tới hai tháng tới và cập nhật mỗi tuần. Xa hơn thì số liệu dự kiến kém chính xác.
Ưu đãi cho khách trả ngay có đáng không?
Đáng nếu phần ưu đãi nhỏ hơn chi phí vốn mà bạn tiết kiệm được khi thu tiền sớm. Hãy tính cụ thể cho từng nhóm khách.
Làm sao xin nhà cung cấp cho trả chậm hơn?
Dựa trên lịch sử trả đúng hẹn và cam kết lấy đều. Đưa ra đề nghị cụ thể, ghi thành văn bản khi được đồng ý, và giữ đúng hẹn mới.
