Đối chiếu công nợ hằng tháng là việc bạn và khách cùng ngồi so từng khoản trong tháng, hàng đã giao, tiền đã trả, hàng đổi trả, chiết khấu, rồi cả hai bên xác nhận con số còn nợ cuối tháng. Làm đều mỗi tháng thì chênh lệch nhỏ được phát hiện và sửa ngay khi mọi người còn nhớ, không dồn thành cuộc cãi lớn cuối năm khi không ai nhớ nổi chuyện gì đã xảy ra.
Chào bạn, mình là người dẫn Nhà Bán Buôn. Có một câu mà người buôn nào cũng từng nghe: sổ chị ghi vậy, sổ em ghi khác. Tập này nói về một thói quen nhàm chán nhưng cứu bạn khỏi rất nhiều mất mát, cả tiền lẫn tình.
Vì sao hai cuốn sổ lại lệch nhau?
Lý do đầu tiên là giao hàng và ghi sổ không cùng lúc. Nhân viên giao hàng giao thêm vài thùng theo yêu cầu của khách tại chỗ, nhưng về quên báo. Hoặc khách trả lại vài thùng hàng móp, nhân viên nhận nhưng không ghi.
Lý do thứ hai là tiền trả không rõ trả cho lô nào. Khách chuyển khoản một số tiền, ghi chung chung, bạn ghi vào lô này, khách nghĩ là lô kia.
Lý do thứ ba là chiết khấu và khuyến mãi. Khách nghĩ mình được chiết khấu, bạn nghĩ chưa đạt mốc. Hàng tặng kèm được tính hay không.
Lý do cuối cùng, ít ai muốn nói, là có người trong chuỗi ghi sai hoặc giữ tiền. Đối chiếu đều đặn cũng là cách phát hiện sớm chuyện này, dù là phía bạn hay phía khách.
Chuẩn bị bảng kê trước khi gặp khách
Đừng đến gặp khách với cuốn sổ lộn xộn. Hãy chuẩn bị một bảng kê riêng cho từng khách, ghi theo thứ tự ngày: số nợ đầu tháng, từng lần giao với số phiếu và giá trị, từng lần khách trả, từng lần đổi trả, các khoản chiết khấu, và số nợ cuối tháng.
Mỗi dòng nên có căn cứ: phiếu giao hàng có chữ ký, biên nhận tiền, ảnh chuyển khoản. Khi khách thắc mắc dòng nào, bạn lấy được ngay giấy tờ của dòng đó.
Gửi bảng kê cho khách trước vài ngày để họ tự so với sổ của mình. Nhiều chênh lệch nhỏ được khách tự phát hiện và nhắn lại, không cần gặp.
Nếu dùng phần mềm, bảng kê có thể in ra tự động. Nhưng vẫn nên nhìn qua trước khi gửi, vì phần mềm chỉ đúng khi dữ liệu nhập vào đúng.
Ngồi so từng khoản: nhanh mà kỹ
Khi gặp khách, bắt đầu từ số nợ đầu tháng. Nếu con số này hai bên đã xác nhận ở kỳ trước, bạn chỉ cần so các khoản phát sinh trong tháng.
Đi từng dòng. Giao ngày này, số thùng này, đúng không. Trả ngày này, số tiền này, đúng không. Chỗ nào lệch, đánh dấu lại, chưa vội tranh cãi.
Nên để khách cầm bút đánh dấu trên bảng kê của chính họ. Người tự tay đánh dấu thường tin kết quả hơn người chỉ ngồi nghe.
Sau khi đi hết, quay lại những dòng lệch. Lấy giấy tờ của cả hai bên ra so. Phần lớn chênh lệch được giải quyết ở bước này, vì thường chỉ là ghi nhầm hoặc quên ghi.
Những dòng không giải quyết được ngay, ghi rõ là đang chờ kiểm tra, hẹn ngày trả lời. Đừng để một dòng lệch nhỏ làm cả buổi đối chiếu bế tắc.
Xin xác nhận, dù là khách quen
Khi hai bên đã thống nhất con số cuối tháng, hãy xin khách xác nhận. Với khách lớn, là ký vào biên bản đối chiếu công nợ. Với khách nhỏ, ít nhất là một tin nhắn: chị xác nhận cuối tháng này còn nợ em chừng ấy.
Nhiều người ngại xin chữ ký của khách quen, sợ khách nghĩ mình không tin. Hãy giải thích đây là quy trình với mọi khách, giúp cả hai bên. Khách làm ăn đàng hoàng sẽ hiểu.
Biên bản đối chiếu có xác nhận là căn cứ quan trọng nếu sau này có tranh chấp. Không có nó, bạn chỉ có cuốn sổ của mình, và khách có cuốn sổ của họ.
Lưu biên bản cẩn thận, theo từng khách, từng tháng. Có người lưu cả bản giấy lẫn ảnh chụp.
Biến đối chiếu thành thói quen
Chọn một khoảng thời gian cố định mỗi tháng để đối chiếu, ví dụ tuần đầu tháng. Khách biết trước sẽ chuẩn bị. Nhân viên biết trước sẽ ghi chép cẩn thận hơn trong tháng.
Với khách nhỏ, có thể gộp đối chiếu vào buổi giao hàng đầu tháng, chỉ vài phút. Với khách lớn, nên hẹn một buổi riêng.
Khi làm đều vài tháng, bạn sẽ thấy số dòng lệch giảm hẳn. Mọi người ghi chép cẩn thận hơn vì biết sẽ bị so.
Việc này nhàm chán, nhưng hãy nghĩ tới cuối năm, khi mọi người muốn chốt sổ để về quê ăn Tết. Người đã đối chiếu đều mỗi tháng chỉ mất một buổi. Người không làm có khi mất cả tuần và vài mối quan hệ.
Nếu bạn có người giúp việc sổ sách, giao hẳn việc đối chiếu cho một người và đặt lịch cố định cho họ. Chủ chỉ cần xem những dòng còn treo. Việc đều đặn nhất thường là việc có người chịu trách nhiệm rõ ràng.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản đối chiếu công nợ cần có những gì?
Thường gồm tên hai bên, kỳ đối chiếu, số nợ đầu kỳ, phát sinh tăng giảm trong kỳ, số nợ cuối kỳ, và chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền hai bên. Kế toán có thể giúp bạn lập mẫu phù hợp.
Khách không chịu ký biên bản đối chiếu thì sao?
Hỏi lý do, có thể họ còn thắc mắc một dòng nào đó. Nếu họ vẫn không ký, ít nhất hãy gửi bảng kê qua tin nhắn và lưu lại việc đã gửi. Việc khách liên tục né xác nhận là tín hiệu cần để ý.
Đối chiếu qua tin nhắn có giá trị không?
Tin nhắn xác nhận rõ ràng số nợ là một căn cứ, dù không mạnh bằng văn bản có chữ ký. Với khoản lớn, nên có biên bản. Hãy hỏi luật sư nếu bạn cần dùng làm bằng chứng.
Có cần đối chiếu với khách trả tiền ngay không?
Ít cần hơn, nhưng vẫn nên làm định kỳ với khách lớn để xác nhận các khoản chiết khấu, thưởng và đổi trả, vì đây là những chỗ hay lệch.
Phát hiện nhân viên ghi sai sổ thì xử lý thế nào?
Sửa lại với khách trước, rồi tìm hiểu nguyên nhân với nhân viên. Nếu là nhầm lẫn, điều chỉnh quy trình ghi chép. Nếu có dấu hiệu gian lận, xử lý theo quy định và hỏi luật sư khi cần.
