Chuyển từ sổ tay sang phần mềm quản lý bán sỉ nên bắt đầu từ đúng việc đang làm bạn đau đầu nhất, thường là công nợ hoặc tồn kho, chứ không phải chuyển tất cả một lượt. Chạy song song với sổ cũ một thời gian, nhập dữ liệu gốc thật sạch, chọn phần mềm đơn giản mà đủ dùng, và để chính người sẽ dùng hằng ngày tham gia vào việc chọn.
Xin chào, bạn đang nghe Nhà Bán Buôn. Có rất nhiều đại lý chạy bằng những cuốn sổ đã dùng cả chục năm, chữ của người cha, rồi chữ của người con. Sổ đó quý, nhưng khi khách lên tới cả trăm, mặt hàng lên tới vài trăm, nó bắt đầu không theo kịp. Tập này bàn cách chuyển đổi mà không làm đảo lộn việc buôn bán.
Khi nào sổ tay không còn đủ?
Sổ tay vẫn tốt cho người buôn nhỏ, ít khách, ít mặt hàng. Nó đơn giản, không cần điện, không hỏng máy.
Dấu hiệu sổ tay không còn đủ: đối chiếu công nợ cuối tháng mất nhiều ngày, thường xuyên giao nhầm vì không biết tồn kho thật, không trả lời được ngay khách hỏi mình còn nợ bao nhiêu, và chỉ một người trong nhà hiểu được cuốn sổ.
Dấu hiệu cuối cùng nguy hiểm nhất. Nếu người giữ sổ ốm, đi vắng, hay không còn nữa, cả việc buôn bán rối loạn.
Phần mềm không phải để theo mốt, mà để giải quyết những chuyện đó. Nó cũng giúp chủ nhìn được bức tranh mà sổ tay khó cho thấy: khách nào nợ lâu nhất, món nào nằm kho lâu nhất, tuần nào bán chậm nhất trong năm. Những câu hỏi đó trả lời được trong vài phút thay vì vài ngày lật sổ.
Bắt đầu từ việc đau nhất
Đừng cố chuyển tất cả một lúc: bán hàng, kho, công nợ, nhân viên, báo cáo. Làm vậy mọi người rối, và dễ bỏ cuộc giữa chừng.
Hãy hỏi: việc nào đang làm mình mất nhiều thời gian nhất, hay sai nhất. Với nhiều đại lý, đó là công nợ. Với người khác, đó là tồn kho.
Chuyển phần đó trước. Khi mọi người đã quen, thấy lợi ích, mới mở rộng sang phần khác.
Mỗi bước nhỏ thành công tạo niềm tin cho bước sau. Một cú chuyển lớn thất bại có thể làm cả nhà sợ phần mềm nhiều năm. Một chị chủ đại lý gạo kể rằng chị chỉ chuyển phần công nợ trước, giữ nguyên sổ kho bằng tay thêm nửa năm. Tới khi cả nhà thấy đối chiếu nợ cuối tháng chỉ còn một buổi, chính người cha lớn tuổi lại là người giục chuyển nốt phần kho.
Nhập dữ liệu gốc thật sạch
Phần mềm chỉ tốt bằng dữ liệu bạn nhập vào. Nếu danh sách khách có người trùng tên, số điện thoại sai, hay danh sách hàng có một món mang ba tên khác nhau, phần mềm sẽ cho ra báo cáo sai.
Trước khi nhập, ngồi lại làm sạch: mỗi khách một tên duy nhất, có số điện thoại, địa chỉ. Mỗi mặt hàng một tên, một mã, một đơn vị tính rõ ràng.
Công nợ đầu kỳ phải được đối chiếu với từng khách trước khi nhập. Nhập số sai từ đầu thì mọi thứ sau đó đều sai theo.
Việc làm sạch có thể mất vài ngày, nhưng tiết kiệm hàng tháng trời sửa lỗi sau này.
Chạy song song một thời gian
Trong vài tuần đầu, vẫn ghi sổ tay như cũ, đồng thời nhập vào phần mềm. Cuối mỗi ngày hoặc mỗi tuần, so hai bên.
Nếu khớp, bạn tin phần mềm hơn. Nếu lệch, tìm ra lý do: nhập sai, hay phần mềm tính khác cách bạn nghĩ.
Nghe thì tốn công gấp đôi, nhưng đây là cách an toàn nhất. Bỏ sổ tay ngay từ ngày đầu, nếu phần mềm có vấn đề, bạn không còn gì để dựa vào.
Khi hai bên khớp liên tục một thời gian, mới dừng ghi sổ tay. Giữ lại các cuốn sổ cũ, đừng vứt.
Chọn phần mềm vừa đủ, và để người dùng cùng chọn
Có rất nhiều phần mềm bán hàng, từ đơn giản tới phức tạp. Người mới thường bị hấp dẫn bởi phần mềm nhiều tính năng nhất. Nhưng nhiều tính năng nghĩa là khó học, và phần lớn không dùng tới.
Liệt kê những việc bạn thật sự cần, rồi chọn phần mềm làm tốt những việc đó, dễ dùng trên điện thoại nếu nhân viên đi tuyến cần.
Để người sẽ dùng hằng ngày, như người giữ sổ, nhân viên kho, thử trước khi quyết định. Nếu họ thấy khó, họ sẽ không dùng, dù chủ có mua.
Hỏi rõ về việc sao lưu dữ liệu, chi phí hằng năm, và nếu muốn đổi sang phần mềm khác thì có lấy dữ liệu ra được không.
Chuyển đổi cũng là chuyện giữa các thế hệ
Ở nhiều gia đình buôn bán, người con muốn chuyển sang phần mềm, người cha mẹ quen sổ tay. Đây có khi là phần khó nhất.
Người con nên tôn trọng cuốn sổ và kinh nghiệm của cha mẹ, bắt đầu bằng việc giúp cha mẹ, không phải thay cha mẹ. Ví dụ in báo cáo công nợ từ phần mềm theo đúng mẫu cha mẹ quen.
Người cha mẹ nên cho con thử, chấp nhận vài sai sót ban đầu. Phần mềm không làm mất giá trị của kinh nghiệm, mà giúp kinh nghiệm đó được giữ lại cho đời sau.
Nhiều gia đình kể rằng chính việc cùng nhau chuyển đổi sổ sách là lúc người con hiểu công việc của cha mẹ sâu nhất.
Câu hỏi thường gặp
Đại lý nhỏ có cần phần mềm không?
Không bắt buộc. Nếu sổ tay vẫn giúp bạn nắm công nợ và tồn kho chính xác, cứ dùng. Khi thấy sổ không theo kịp, lúc đó mới cần chuyển.
Phần mềm miễn phí có dùng được không?
Có thể dùng cho nhu cầu đơn giản. Hãy để ý về sao lưu dữ liệu, bảo mật và khả năng lấy dữ liệu ra khi muốn đổi.
Mất bao lâu để chuyển từ sổ sang phần mềm?
Tuỳ quy mô, thường vài tuần tới vài tháng nếu làm từng bước và chạy song song. Vội vàng thường làm kéo dài hơn vì phải sửa lỗi.
Dữ liệu trên phần mềm có an toàn không?
Tuỳ nhà cung cấp phần mềm. Hỏi rõ cách họ sao lưu, bảo mật, và tự sao lưu định kỳ những dữ liệu quan trọng như công nợ.
Nhân viên lớn tuổi không quen điện thoại thì sao?
Chọn phần mềm có giao diện đơn giản, hướng dẫn từng bước, cho họ thời gian học. Có thể giữ một vài việc bằng giấy cho họ trong thời gian đầu.
