Khi bán sỉ, đặt cọc là khoản tiền để giữ cam kết mua bán, trả trước là một phần tiền hàng thanh toán sớm để bạn bớt rủi ro vốn, còn thoả thuận giữ quyền sở hữu nghĩa là hàng vẫn thuộc về người bán cho tới khi bên mua trả đủ tiền. Cả ba đều nên được ghi rõ bằng văn bản: số tiền, là cọc hay trả trước, thời hạn, và xử lý thế nào khi một bên không giữ lời.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Buôn. Trong nghề buôn, chữ cọc được dùng rất thoải mái. Chị cọc em một ít, em giữ hàng cho chị. Nhưng tới khi khách đổi ý, hai bên mới cãi nhau xem đó là tiền cọc hay tiền trả trước, có được lấy lại hay không. Tập này mình làm rõ mấy khái niệm đó ở mức cơ chế, còn trường hợp cụ thể thì bạn nhớ hỏi luật sư.
Đặt cọc và trả trước khác nhau ở đâu?
Về cơ chế, đặt cọc là khoản tiền bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. Theo nguyên tắc chung, nếu bên đặt cọc từ chối thực hiện thì có thể mất cọc, còn nếu bên nhận cọc từ chối thì có thể phải trả lại cọc và thêm một khoản tương đương, trừ khi hai bên thoả thuận khác. Chi tiết cụ thể tuỳ quy định và thoả thuận, nên hỏi luật sư.
Trả trước thì là một phần tiền hàng thanh toán sớm. Nếu giao dịch không thành, khoản trả trước thường được xử lý như tiền hàng, không mang tính phạt như cọc.
Trong thực tế, người buôn hay nói chuyển cọc cho cả hai trường hợp. Đến khi có chuyện, mỗi bên hiểu một kiểu.
Nên khi nhận hay đưa tiền trước, hãy ghi rõ đây là tiền đặt cọc hay tiền trả trước, và hậu quả khi một bên không thực hiện. Một dòng tin nhắn rõ ràng cũng tốt hơn không có gì.
Khi nào nên đòi cọc?
Đòi cọc hợp lý khi bạn phải bỏ vốn hoặc công sức riêng cho đơn hàng đó: đặt hàng theo yêu cầu riêng, in logo, đóng gói riêng, nhập hàng không có sẵn, giữ hàng trong mùa khan.
Với khách mới, đơn lớn, cọc giúp lọc những khách chỉ hỏi cho vui và giảm rủi ro khách đổi ý giữa chừng.
Mức cọc tuỳ ngành và tuỳ rủi ro. Nguyên tắc là đủ để bù phần thiệt hại nếu khách bỏ đơn, không phải để kiếm thêm.
Với khách quen lâu năm, nhiều người buôn không đòi cọc để giữ tình. Nhưng với đơn đặc biệt, kể cả khách quen, đòi cọc vẫn là chuyện bình thường nếu nói rõ lý do.
Giữ quyền sở hữu cho tới khi trả đủ
Khi bán chịu, rủi ro lớn nhất là khách nhận hàng rồi không trả. Một cơ chế mà pháp luật dân sự có đề cập là bảo lưu quyền sở hữu: hai bên thoả thuận hàng vẫn thuộc về bên bán cho tới khi bên mua trả đủ tiền.
Về lý thuyết, nếu bên mua không trả, bên bán có cơ sở để đòi lại hàng. Trên thực tế, việc này chỉ có ý nghĩa với hàng còn nguyên, nhận diện được, chưa bán cho người khác. Hàng tiêu dùng nhanh đã bán hết thì đòi lại gần như không được.
Cơ chế này hữu ích hơn với hàng giá trị lớn, dễ nhận diện như máy móc, thiết bị, xe cộ. Việc áp dụng có thể cần những thủ tục nhất định để có hiệu lực với người thứ ba.
Nếu muốn dùng, hãy nhờ luật sư soạn điều khoản và tư vấn thủ tục, vì viết không đúng thì điều khoản khó có tác dụng khi cần.
Ghi gì cho đủ khi nhận hay đưa tiền trước
Tên hai bên, số tiền, ngày nhận. Khoản tiền này là cọc hay trả trước. Cho đơn hàng nào: mặt hàng, số lượng, giá, ngày giao.
Nếu bên mua đổi ý thì sao. Nếu bên bán không giao được thì sao. Nếu giao trễ thì sao.
Khi giao dịch hoàn tất, khoản cọc được trừ vào tiền hàng hay trả lại.
Người nhận tiền nên đưa giấy biên nhận có chữ ký. Nếu chuyển khoản, ghi nội dung chuyển khoản rõ ràng: tiền đặt cọc đơn hàng nào, ngày nào. Nội dung chuyển khoản là bằng chứng rất có giá trị.
Khi chính bạn là người đặt cọc cho nhà cung cấp
Người buôn cũng thường phải đặt cọc cho xưởng, cho nhà cung cấp, nhất là khi đặt hàng mùa vụ hay hàng làm riêng. Lúc này bạn ở phía rủi ro.
Kiểm tra kỹ bên nhận cọc: có thật không, có năng lực làm hàng không, có ai từng làm ăn với họ không. Nhiều vụ lừa đảo đơn giản là nhận cọc rồi biến mất.
Chuyển vào tài khoản đứng tên đúng đơn vị bán, không chuyển vào tài khoản cá nhân lạ. Giữ mọi tin nhắn, hợp đồng, biên nhận.
Đặt cọc theo đợt nếu được: một phần khi ký, một phần khi xưởng bắt đầu làm, phần còn lại khi nhận hàng. Như vậy bạn không đặt hết trứng vào một giỏ trước khi thấy hàng.
Tranh chấp về cọc: xử lý thế nào
Khi có tranh chấp, việc đầu tiên là lấy ra mọi giấy tờ, tin nhắn, nội dung chuyển khoản, xem đã thoả thuận gì.
Nếu thoả thuận rõ, nói chuyện dựa trên đó. Phần lớn tranh chấp về cọc được giải quyết bằng thương lượng, vì số tiền thường không đủ lớn để ra toà.
Nếu thoả thuận mơ hồ, hai bên thường phải nhường nhau. Đó là bài học để lần sau ghi rõ hơn.
Nếu số tiền lớn và không thương lượng được, hãy hỏi luật sư về quyền của bạn và cách giải quyết phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Khách đổi ý thì người bán có được giữ tiền cọc không?
Tuỳ khoản tiền đó được thoả thuận là cọc hay trả trước, và nội dung thoả thuận cụ thể. Theo nguyên tắc chung, bên đặt cọc từ chối thực hiện có thể mất cọc, nhưng nên hỏi luật sư cho trường hợp cụ thể.
Có nên nhận cọc bằng tiền mặt không?
Được, nhưng phải có giấy biên nhận ghi rõ số tiền, mục đích, ngày nhận và chữ ký. Chuyển khoản với nội dung rõ ràng thường dễ chứng minh hơn.
Tiền cọc có phải xuất hoá đơn không?
Việc xuất hoá đơn liên quan tới thời điểm bán hàng và quy định về thuế. Hỏi kế toán để biết khi nào cần xuất hoá đơn cho khoản cọc hoặc tiền trả trước.
Bảo lưu quyền sở hữu có áp dụng cho hàng tiêu dùng không?
Về nguyên tắc có thể thoả thuận, nhưng hiệu quả thực tế thấp vì hàng tiêu dùng bán nhanh và khó nhận diện. Nó phù hợp hơn với hàng giá trị lớn.
Nhà cung cấp nhận cọc rồi không giao hàng thì làm gì?
Thu thập mọi bằng chứng về khoản cọc và thoả thuận, gửi yêu cầu bằng văn bản, và nếu có dấu hiệu lừa đảo thì trình báo cơ quan công an. Hỏi luật sư để biết bước tiếp theo.
