Khi bán sỉ, hoá đơn và chứng từ là bằng chứng nguồn gốc hàng hoá, là điều kiện gần như bắt buộc để bán được cho doanh nghiệp, là căn cứ khi có tranh chấp với khách hay nhà cung cấp, và là thứ bảo vệ bạn khi cơ quan chức năng kiểm tra. Bán không hoá đơn có vẻ tiện và rẻ trước mắt, nhưng thực ra đẩy rủi ro về phía cả bạn lẫn khách, và chặn đường lớn lên của chính bạn.
Xin chào, Nhà Bán Buôn đây. Chủ đề này nhiều người buôn nhỏ né tránh, vì nó dính tới thuế, tới sổ sách, tới những thứ nghe có vẻ rắc rối. Mình không dạy kế toán và không bàn chuyện thuế suất, phần đó bạn hỏi kế toán. Mình chỉ kể vì sao những người buôn đi đường dài đều coi chứng từ như vốn.
Hoá đơn là giấy khai sinh của lô hàng
Mỗi lô hàng bạn mua vào nên có hoá đơn của người bán. Mỗi lô bạn bán ra nên có hoá đơn của bạn. Chuỗi hoá đơn đó chứng minh hàng từ đâu tới, đi đâu.
Khi có kiểm tra về nguồn gốc hàng, nhất là với hàng dễ bị làm giả hay hàng nhập khẩu, hoá đơn mua vào là thứ đầu tiên người ta hỏi. Không có, hàng của bạn có thể bị coi là không rõ nguồn gốc, dù bạn mua thật.
Mình sẽ nói kỹ hơn về giấy tờ nguồn gốc ở loạt bài về hàng giả. Ở đây chỉ nhấn mạnh: đòi hoá đơn khi mua vào là tự bảo vệ mình.
Người bán không chịu xuất hoá đơn, hoặc bán rẻ hơn hẳn với điều kiện không hoá đơn, là tín hiệu cần suy nghĩ kỹ về nguồn hàng của họ.
Không hoá đơn thì không bán được cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp mua hàng cần hoá đơn hợp lệ để ghi nhận chi phí. Không có hoá đơn, họ gần như không thể mua của bạn, dù giá tốt tới đâu.
Nhiều người buôn chỉ bán cho tiệm nhỏ, không cần hoá đơn, và thấy ổn. Nhưng khi muốn mở rộng sang khách doanh nghiệp, trường học, bếp ăn, nhà máy, họ vấp ngay bức tường này.
Chuyển từ bán không hoá đơn sang có hoá đơn cũng không đơn giản: phải có hoá đơn đầu vào tương ứng, phải có sổ sách, phải đăng ký phù hợp.
Làm đúng từ đầu, khi còn nhỏ, dễ hơn nhiều so với sửa lại khi đã lớn.
Chứng từ là bằng chứng khi có tranh chấp
Ngoài hoá đơn, còn có những chứng từ khác: đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng có chữ ký người nhận, biên bản giao nhận, biên bản đối chiếu công nợ, phiếu thu, chứng từ chuyển khoản.
Khi khách nói chưa nhận đủ hàng, phiếu giao có chữ ký là bằng chứng. Khi khách nói đã trả tiền, chứng từ chuyển khoản là bằng chứng. Khi hai bên cãi nhau về số nợ, biên bản đối chiếu là bằng chứng.
Không có những chứng từ này, mọi tranh chấp đều thành lời người này chống lời người kia.
Nhiều người buôn mất tiền không phải vì bị lừa, mà vì không giữ được giấy tờ để chứng minh mình đúng. Một anh buôn phân bón kể rằng anh từng bị một đại lý nói chưa hề nhận một chuyến hàng. Anh lục mãi mới thấy tờ phiếu giao có chữ ký nằm kẹp trong cuốn sổ của tài xế cũ. Không có tờ giấy đó, anh đã mất trắng cả chuyến.
Hoá đơn điện tử và thói quen mới
Hiện nay hoá đơn phần lớn đã chuyển sang hình thức điện tử. Người bán lập hoá đơn trên phần mềm, gửi cho người mua qua thư điện tử hoặc tin nhắn.
Việc này thuận tiện hơn nhiều so với hoá đơn giấy: không sợ mất, dễ tra cứu. Nhưng cũng đòi hỏi thói quen mới: nhập thông tin khách chính xác, lập hoá đơn đúng thời điểm, lưu trữ cẩn thận.
Thông tin sai trên hoá đơn, như tên khách, mã số thuế, là lỗi hay gặp và làm khách doanh nghiệp không thanh toán được. Kiểm tra kỹ trước khi phát hành.
Quy định về thời điểm lập hoá đơn, cách điều chỉnh, cách huỷ có thể thay đổi. Hãy để kế toán theo dõi và hướng dẫn bạn.
Giữ chứng từ thế nào cho khỏi thất lạc
Chia chứng từ theo loại và theo tháng: hoá đơn mua vào, hoá đơn bán ra, phiếu giao hàng, biên bản đối chiếu. Mỗi loại một bìa, một thư mục.
Với chứng từ giấy, chụp ảnh hoặc quét lưu thêm bản điện tử. Với chứng từ điện tử, lưu ở hai nơi khác nhau.
Chứng từ cần được giữ trong một thời gian nhất định theo quy định. Hỏi kế toán để biết loại nào giữ bao lâu.
Giao việc giữ chứng từ cho một người cụ thể, có trách nhiệm rõ ràng. Chứng từ mà ai cũng giữ thì thực ra không ai giữ.
Bắt đầu từ đâu nếu đang bán không hoá đơn?
Nếu bạn đang bán phần lớn không hoá đơn và muốn chuyển đổi, đừng làm một mình. Tìm một kế toán hiểu ngành buôn bán, ngồi cùng họ xem tình hình thực tế.
Hỏi về loại hình kinh doanh phù hợp với quy mô của bạn, cách đăng ký, nghĩa vụ thuế, cách lập sổ sách.
Bắt đầu bằng việc đòi hoá đơn đầy đủ khi mua vào. Đó là nền tảng để sau này bạn xuất hoá đơn bán ra hợp lệ.
Chuyển đổi có thể làm chi phí trước mắt tăng lên. Nhưng nó mở ra những khách hàng lớn hơn, và giúp bạn ngủ ngon khi có kiểm tra.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có xuất hoá đơn được không?
Hộ kinh doanh có thể sử dụng hoá đơn theo quy định áp dụng cho loại hình của mình. Hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế địa phương để biết cách đăng ký và sử dụng.
Mua hàng không hoá đơn có sao không?
Bạn khó chứng minh nguồn gốc hàng khi bị kiểm tra, khó ghi nhận chi phí, và khó bán lại cho khách cần hoá đơn. Nên đòi hoá đơn đầy đủ khi mua vào.
Phiếu giao hàng có thay được hoá đơn không?
Không. Phiếu giao hàng chứng minh việc giao nhận, còn hoá đơn là chứng từ theo quy định về thuế và kế toán. Cả hai đều cần.
Hoá đơn sai thông tin thì làm sao?
Có quy trình điều chỉnh hoặc thay thế hoá đơn theo quy định. Hãy báo kế toán ngay khi phát hiện để xử lý đúng cách.
Người buôn nhỏ có cần thuê kế toán không?
Không nhất thiết thuê toàn thời gian. Nhiều người buôn nhỏ thuê kế toán dịch vụ theo tháng để lo sổ sách, hoá đơn và khai báo thuế.
