Khi làm ăn qua tin nhắn, hãy tập thói quen chốt mọi đơn bằng một tin nhắn tóm tắt để bên kia trả lời xác nhận, dùng tài khoản đứng tên thật của mình, không xoá cuộc trò chuyện, sao lưu định kỳ, ghi rõ nội dung mỗi lần chuyển khoản, và với những thoả thuận lớn thì chuyển thành văn bản có chữ ký. Tin nhắn là bằng chứng, nhưng chỉ khi nó rõ và còn giữ được.
Chào bạn, đây là Nhà Bán Buôn. Ngày nay, phần lớn đơn hàng sỉ được chốt qua ứng dụng nhắn tin. Tiện, nhanh, không cần gặp. Nhưng khi có chuyện, nhiều người lục lại điện thoại thì thấy toàn những câu được em, chị lấy như cũ, mai giao nha. Những câu đó gần như không chứng minh được gì. Tập này bàn cách biến tin nhắn thành bằng chứng thật.
Tin nhắn chốt đơn: một thói quen nhỏ cứu nhiều chuyện lớn
Sau khi trao đổi qua lại, trước khi giao hàng, hãy gửi một tin nhắn tóm tắt: xác nhận đơn cho chị: mặt hàng này, số lượng này, giá này, giao ngày này tại chỗ này, thanh toán thế này. Chị xác nhận giúp em.
Chờ bên kia trả lời xác nhận. Một chữ đúng rồi em, hay một dấu đồng ý, đã biến cả đoạn trò chuyện mơ hồ thành một thoả thuận rõ ràng.
Làm vậy với mọi đơn, kể cả khách quen. Khách quen lâu dần sẽ quen, và thấy bạn làm ăn cẩn thận.
Tin nhắn chốt đơn cũng giúp chính bạn: nhân viên soạn hàng nhìn vào đó là biết cần làm gì, không phải đọc lại cả đoạn trò chuyện dài.
Một chị buôn đồ khô ở miền Trung kể rằng trước đây mỗi tháng chị cãi nhau với khách vài lần vì giao thiếu, giao nhầm. Từ khi tập chốt đơn bằng một tin nhắn tóm tắt, số lần cãi nhau gần như không còn. Không phải vì khách tử tế hơn, mà vì cả hai bên cùng nhìn vào một dòng chữ.
Tài khoản thật, không xoá, sao lưu
Tin nhắn chỉ có giá trị khi chứng minh được ai gửi. Hãy dùng tài khoản đứng tên thật của bạn hoặc của cơ sở kinh doanh, và lưu số điện thoại, tên thật của khách.
Không xoá cuộc trò chuyện, kể cả khi đã xong đơn. Nhiều tranh chấp nổ ra sau vài tháng.
Ứng dụng nhắn tin có thể mất dữ liệu khi đổi điện thoại, khi quên mật khẩu. Hãy bật sao lưu, và định kỳ chụp màn hình những tin nhắn quan trọng lưu vào thư mục riêng theo từng khách.
Nếu dùng nhóm nhắn tin để nhận đơn, lưu ý rằng quản trị nhóm có thể xoá tin. Tin nhắn quan trọng nên được xác nhận lại trong cuộc trò chuyện riêng.
Nội dung chuyển khoản là bằng chứng mạnh
Mỗi lần nhận hay trả tiền qua ngân hàng, nội dung chuyển khoản được lưu lại lâu dài và khó sửa. Đây là bằng chứng rất mạnh.
Hãy tập cho mình và khách ghi rõ nội dung: trả tiền hàng đơn ngày này, hay đặt cọc đơn hàng này. Tránh những nội dung trống hoặc chung chung.
Khi khách chuyển tiền không ghi nội dung, nhắn lại ngay để xác nhận khoản đó trả cho đơn nào. Để lâu, chính bạn cũng không nhớ.
Hạn chế nhận tiền mặt không biên nhận. Nếu nhận tiền mặt, ghi phiếu thu có chữ ký người trả, hoặc ít nhất nhắn tin xác nhận đã nhận bao nhiêu, cho đơn nào.
Lời hứa miệng: biến thành chữ càng sớm càng tốt
Nhiều thoả thuận quan trọng được nói qua điện thoại hay lúc gặp mặt: giảm giá cho lô này, cho nợ thêm hai tuần, đổi hàng lỗi. Lời nói rất dễ bị quên hoặc bị hiểu khác.
Sau mỗi cuộc gọi quan trọng, gửi một tin nhắn: như vừa nói chuyện, em xác nhận lại là như thế này. Nếu bên kia không phản đối, đó là căn cứ.
Một số người ghi âm cuộc gọi. Việc ghi âm và sử dụng bản ghi có những quy định và giới hạn, và có thể làm mất lòng đối tác nếu bị phát hiện. Hỏi luật sư trước khi dựa vào cách này.
Cách an toàn và lịch sự nhất vẫn là tin nhắn xác nhận sau cuộc gọi.
Khi nào tin nhắn không còn đủ
Với đơn lớn, hợp đồng dài hạn, đặt cọc lớn, độc quyền, hay bất cứ thoả thuận nào mà nếu có tranh chấp bạn có thể mất nhiều, hãy chuyển sang văn bản có chữ ký.
Văn bản không cần phức tạp. Một hợp đồng ngắn hoặc một biên bản thoả thuận ghi đủ các ý chính, có chữ ký hai bên, đã tốt hơn nhiều so với tin nhắn.
Nhiều người ngại đề nghị ký giấy vì sợ mất lòng. Hãy nói nhẹ nhàng: đơn lớn nên em làm giấy cho rõ, để hai bên cùng yên tâm. Đối tác làm ăn nghiêm túc sẽ không phản đối.
Nếu đối tác từ chối ký bất cứ gì cho một thoả thuận lớn, đó là tín hiệu nên dè dặt.
Cảnh giác với tin nhắn giả mạo
Làm ăn qua tin nhắn cũng mở cửa cho lừa đảo. Kẻ gian có thể lập tài khoản giả tên nhà cung cấp, nhắn báo đổi số tài khoản nhận tiền.
Mọi thông báo đổi tài khoản nhận tiền cần được xác nhận bằng một kênh khác: gọi điện tới số quen, hoặc gặp trực tiếp. Đừng chỉ tin một tin nhắn.
Để ý những dấu hiệu lạ: cách viết khác thường, hối thúc bất thường, yêu cầu chuyển gấp.
Mình sẽ nói kỹ hơn về các kịch bản lừa đảo đặt hàng sỉ ở loạt bài về rủi ro.
Câu hỏi thường gặp
Tin nhắn có được dùng làm chứng cứ khi tranh chấp không?
Tin nhắn có thể được xem xét như một nguồn chứng cứ nếu chứng minh được nguồn gốc và tính toàn vẹn. Giá trị cụ thể tuỳ từng vụ việc, nên hỏi luật sư khi cần dùng.
Chụp màn hình tin nhắn có đủ không?
Ảnh chụp màn hình dễ bị nghi ngờ vì có thể chỉnh sửa. Nên giữ nguyên cuộc trò chuyện trên thiết bị và sao lưu, ảnh chụp chỉ là bản phụ.
Khách không trả lời tin nhắn chốt đơn thì sao?
Gọi điện nhắc khách xác nhận trước khi giao. Nếu khách vẫn không xác nhận, cân nhắc hoãn giao với đơn lớn hoặc khách mới.
Có nên chốt đơn trong nhóm chung nhiều người không?
Nhóm chung tiện cho thông báo, nhưng chốt đơn nên làm trong cuộc trò chuyện riêng để rõ ràng, tránh nhầm lẫn và tránh tin nhắn bị xoá.
Đổi điện thoại có mất tin nhắn làm bằng chứng không?
Có thể mất nếu không sao lưu. Hãy bật sao lưu, và chụp lưu riêng những tin nhắn quan trọng trước khi đổi thiết bị.
