Khi hàng giao tới bị hư hoặc thiếu, người nhận cần kiểm ngay tại chỗ, ghi lại tình trạng trong biên bản giao nhận có chữ ký của cả người giao lẫn người nhận, chụp ảnh, rồi mới ký nhận phần hàng đạt. Về trách nhiệm, bên nào gây ra thì bên đó chịu: nhà cung cấp nếu thiếu từ kho hay đóng gói kém, bên vận chuyển nếu hàng hỏng trên đường, còn người nhận nếu hỏng sau khi đã ký nhận nguyên vẹn.
Xin chào, bạn đang nghe Nhà Bán Buôn. Một thùng móp, vài chai bể, thiếu hai thùng so với phiếu, những chuyện nhỏ này xảy ra mỗi ngày trong nghề buôn. Nhỏ, nhưng cộng dồn cả năm là một khoản đáng kể, và là nguồn cãi nhau không dứt giữa người giao và người nhận. Tập này mình nói về cách xử lý cho gọn.
Kiểm trước khi ký: nguyên tắc số một
Chữ ký trên phiếu giao hàng nghĩa là bạn xác nhận đã nhận đủ và đúng. Ký xong rồi mới phát hiện thiếu hay hư, bạn gần như không còn gì để đòi.
Vì vậy, dù bận tới đâu, hãy đếm số kiện, nhìn bên ngoài các thùng, và mở kiểm ngẫu nhiên vài thùng nếu nghi ngờ. Với hàng dễ vỡ như chai lọ, nghe lắc nhẹ cũng biết có bể không.
Người giao hàng thường vội, muốn khách ký nhanh để đi tiếp. Hãy lịch sự nhưng kiên quyết: em kiểm chút xíu thôi anh.
Với khách lớn, thoả thuận trước một khoảng thời gian ngắn sau khi nhận để kiểm kỹ và báo lỗi ẩn bên trong thùng mà nhìn bên ngoài không thấy.
Biên bản giao nhận: ghi gì cho đủ
Khi có vấn đề, ghi ngay lên phiếu giao hàng hoặc lập biên bản riêng. Nội dung cần có: ngày giờ, tên người giao, tên người nhận, số lượng theo phiếu, số lượng thực nhận, mô tả hàng hư hỏng cụ thể, và chữ ký của cả hai bên.
Chụp ảnh hàng hư, ảnh thùng móp, ảnh số kiện. Nếu có thể, chụp cả xe và biển số xe. Gửi ảnh cho bên giao ngay.
Nếu người giao không chịu ký biên bản, ghi rõ việc họ từ chối ký, chụp ảnh, và báo ngay cho bên gửi hàng bằng tin nhắn để có thời điểm ghi nhận.
Mẫu biên bản nên được chuẩn bị sẵn, in nhiều bản để ở quầy. Khi có chuyện, chỉ cần điền, không phải nghĩ nên ghi gì.
Ai chịu trách nhiệm trong từng trường hợp?
Nếu thiếu hàng mà các kiện còn nguyên niêm phong, nhiều khả năng thiếu từ kho gửi, trách nhiệm thuộc nhà cung cấp.
Nếu kiện bị rách, móp, ướt, hàng bên trong hư, nhiều khả năng hỏng trong quá trình vận chuyển. Nếu nhà cung cấp tự giao, họ chịu. Nếu thuê bên vận chuyển, nhà cung cấp thường làm việc với bên vận chuyển, còn bạn làm việc với nhà cung cấp.
Nếu hàng hỏng do đóng gói không đạt, ví dụ chai lọ không có vật chèn, trách nhiệm thường thuộc bên đóng gói.
Nếu hàng đã ký nhận nguyên vẹn rồi mới hư trong kho của bạn, đó là trách nhiệm của bạn. Những quy tắc này nên được ghi trong hợp đồng hoặc thoả thuận mua bán, vì thực tế mỗi bên hay hiểu một kiểu.
Thoả thuận trước để khỏi cãi nhau sau
Với nhà cung cấp và khách quen, hãy thống nhất trước vài điều. Thời gian tối đa để báo lỗi sau khi nhận. Cần những bằng chứng gì. Xử lý bằng cách đổi hàng, giảm giá, hay trừ vào công nợ. Ai chịu phí chở hàng đổi.
Nhiều nhà cung cấp có sẵn một tỷ lệ hao hụt chấp nhận được với hàng dễ vỡ, và tự bù trong mỗi lô. Hỏi rõ điều này.
Khi các quy tắc đã rõ, mỗi lần có sự cố chỉ là thủ tục, không còn là cuộc tranh luận ai đúng ai sai.
Ghi lại các thoả thuận này trong hợp đồng hoặc ít nhất trong tin nhắn có xác nhận.
Khi chính bạn là bên giao hàng
Nếu bạn giao hàng cho các tiệm, hãy áp dụng cùng những nguyên tắc từ phía ngược lại. Dặn tài xế để khách kiểm hàng trước khi ký, không giục.
Khi khách báo thiếu hay hư, xử lý nhanh và công bằng. Kiểm lại kho, hỏi tài xế, xem ảnh. Nếu lỗi của bạn, đổi ngay, không kéo dài.
Khách nhớ rất lâu cách bạn xử lý một thùng hàng móp. Xử lý gọn một lần, họ tin bạn nhiều năm.
Ghi lại mọi sự cố: tuyến nào, tài xế nào, mặt hàng nào. Sau vài tháng, bạn sẽ thấy chỗ nào cần sửa: cách xếp hàng trên xe, loại thùng đóng gói, hay một tài xế cần được nhắc nhở.
Hàng hư nhỏ lẻ: đừng để nó thành thói quen
Một vài chai bể mỗi chuyến trông có vẻ không đáng kể, và nhiều người bỏ qua cho đỡ phiền. Nhưng bỏ qua lâu thành thói quen, cả người giao lẫn người nhận đều bớt cẩn thận.
Hãy ghi lại mọi hao hụt, dù nhỏ. Cuối tháng cộng lại, bạn sẽ biết con số thật, và có căn cứ để nói chuyện với nhà cung cấp hay bên vận chuyển.
Có khi chỉ cần đổi cách xếp hàng trên xe, thêm tấm lót, đổi loại thùng, là hao hụt giảm hẳn.
Cẩn thận với những thứ nhỏ là cách người buôn giữ được lãi, vì lãi của nghề buôn cũng được làm từ những thứ nhỏ.
Câu hỏi thường gặp
Đã ký nhận rồi mới phát hiện hàng hư thì có đòi được không?
Khó hơn nhiều, nhưng vẫn có thể nếu hai bên có thoả thuận thời gian báo lỗi ẩn, hoặc nếu lỗi rõ ràng từ sản xuất. Hãy báo ngay kèm ảnh và hỏi thiện chí của nhà cung cấp.
Biên bản giao nhận có cần mẫu cố định không?
Không bắt buộc một mẫu cụ thể, nhưng có mẫu sẵn giúp ghi đủ thông tin và nhanh. Nội dung quan trọng là số lượng, tình trạng hàng và chữ ký hai bên.
Người giao hàng không cho kiểm hàng thì làm sao?
Bạn có quyền kiểm trước khi ký nhận. Nếu người giao không đồng ý, ghi rõ trên phiếu là nhận chưa kiểm, hoặc báo ngay cho bên gửi hàng để được xử lý.
Hàng hư do vận chuyển thì đòi ai?
Thường bạn làm việc với người bán hàng cho mình. Người bán sẽ làm việc với bên vận chuyển họ thuê. Nếu chính bạn thuê vận chuyển, bạn làm việc trực tiếp với bên đó.
Có nên mua bảo hiểm hàng hoá khi vận chuyển không?
Với hàng giá trị cao hoặc đi xa, bảo hiểm hàng hoá có thể đáng cân nhắc. Hỏi điều kiện, mức phí và phạm vi bảo hiểm trước khi quyết định.
