Khi kiểm kê kho mà số thực tế lệch với số trên sổ, hãy tìm nguyên nhân theo thứ tự: hàng đã nhập mà chưa ghi, hàng đã xuất mà chưa ghi, hàng trả về và đổi hàng, hàng hư hỏng chưa ghi giảm, hàng nằm sai chỗ nên đếm sót, rồi cuối cùng mới tới khả năng thất thoát. Kinh nghiệm của nhiều chủ kho là phần lớn chênh lệch nằm ở giấy tờ, không phải ở trộm cắp.
Xin chào, bạn đang nghe Nhà Bán Buôn. Kiểm kê là việc ai cũng biết cần làm, và gần như ai cũng ngại. Nó tốn công, phải dừng xuất nhập, và kết quả thường gây khó chịu. Tập này mình bàn cách làm cho nhẹ hơn, và quan trọng hơn là cách đọc kết quả khi số không khớp.
Vì sao phải kiểm kê định kỳ?
Sổ sách luôn trôi dần khỏi thực tế. Mỗi lần ghi thiếu một thùng, quên ghi một lần đổi hàng, là sổ lệch thêm một chút. Sau vài tháng, bạn tin rằng kho còn chừng ấy hàng, nhưng thực tế khác hẳn.
Lệch sổ gây hại theo nhiều cách. Bạn nhận đơn cho món mà thực ra đã hết. Bạn nhập thêm món mà kho vẫn còn nhiều. Bạn tính lãi sai vì giá vốn hàng tồn sai.
Kiểm kê định kỳ là cách kéo sổ về lại với thực tế. Càng làm đều, mỗi lần lệch càng nhỏ, càng dễ tìm nguyên nhân.
Nhiều người chỉ kiểm kê cuối năm. Lúc đó lệch đã tích cả năm, không còn ai nhớ được chuyện gì xảy ra.
Kiểm kê cuốn chiếu: nhẹ hơn kiểm kê toàn bộ
Thay vì dừng cả kho một ngày để đếm hết, nhiều kho dùng cách kiểm kê cuốn chiếu: mỗi tuần đếm một vài dãy kệ, sau một vòng là đã đếm hết kho.
Những món giá trị cao hoặc hay lệch nên được đếm thường xuyên hơn. Những món ít ra, giá trị thấp đếm thưa hơn.
Cách này không cần dừng xuất nhập cả ngày. Chỉ cần tạm dừng xuất nhập ở dãy đang đếm trong lúc đếm.
Mỗi lần đếm, có hai người: một người đếm, một người ghi. Người ghi không nhìn sổ trước, để không bị ảnh hưởng bởi con số đã có. Đếm xong mới so với sổ.
Tốt nhất người đếm không phải là người thường ngày giữ dãy kệ đó. Không phải vì nghi ngờ ai, mà vì mắt người lạ thường thấy những thùng bị che khuất, những chỗ xếp sai mà người quen đã nhìn lướt qua cả trăm lần.
Lệch số: tìm theo thứ tự nào?
Khi thấy lệch, đừng vội nghĩ tới trộm cắp. Hãy bắt đầu với những nguyên nhân phổ biến nhất.
Đầu tiên là nhập chưa ghi. Có lô hàng về cuối ngày, xếp vào kho nhưng phiếu nhập để hôm sau mới ghi, rồi quên. Kiểm lại các phiếu nhập và biên bản giao nhận của nhà cung cấp gần đây.
Tiếp theo là xuất chưa ghi. Nhân viên giao thêm vài thùng theo yêu cầu khách tại chỗ, hoặc lấy hàng mẫu, hàng tặng mà không làm phiếu. Kiểm lại phiếu giao hàng có chữ ký của khách.
Rồi tới hàng trả về và đổi hàng. Khách trả hàng lỗi, nhận hàng mới, nhưng chỉ ghi một chiều. Tiếp đến là hàng hư hỏng: bể, móp, hết hạn, đã bỏ đi mà chưa ghi giảm.
Cuối cùng, hàng nằm sai chỗ. Một chồng thùng bị xếp nhầm sang dãy khác, đếm dãy này thiếu, dãy kia thừa. Kiểm tra xem có món nào thừa ở chỗ khác không.
Khi nghi ngờ thất thoát
Nếu đã kiểm hết những nguyên nhân trên mà vẫn lệch, và lệch lặp lại ở cùng một loại hàng, có thể có thất thoát.
Hãy xem hàng lệch là loại gì. Hàng nhỏ, giá trị cao, dễ bán lại thường là đối tượng. Xem lệch xảy ra trong khoảng thời gian nào, ai có mặt ở kho lúc đó.
Đừng buộc tội ai khi chưa có bằng chứng. Việc buộc tội sai làm mất lòng người làm tốt, và có thể có hậu quả pháp lý.
Thay vào đó, siết quy trình: mọi xuất nhập đều có phiếu, kho có khoá, chỉ vài người giữ chìa, có thể lắp camera ở cửa kho. Quy trình chặt thường làm thất thoát giảm mà không cần tìm ra ai.
Giảm lệch cho lần kiểm kê sau
Mỗi lần kiểm kê, ghi lại nguyên nhân của từng khoản lệch đã tìm ra. Sau vài lần, bạn thấy lỗi nào lặp lại nhiều nhất.
Nếu lỗi nhiều nhất là xuất chưa ghi, siết quy tắc: không phiếu không xuất, kể cả hàng tặng. Nếu lỗi là hàng trả về, lập khu riêng và phiếu riêng cho hàng trả.
Chia sẻ kết quả với nhân viên kho, không phải để trách, mà để mọi người thấy tác dụng của việc ghi chép cẩn thận.
Kiểm kê không phải là để bắt lỗi. Nó là cách để cuốn sổ của bạn nói thật.
Chuẩn bị trước buổi kiểm kê cho gọn
Buổi kiểm kê suôn sẻ hay không phụ thuộc nhiều vào việc chuẩn bị. Trước ngày đếm, hãy ghi hết các phiếu nhập xuất còn tồn, xử lý xong hàng trả về đang để tạm, và gom hàng hư vào một khu riêng có ghi chú.
In sẵn phiếu đếm theo đúng thứ tự kệ, có cột để ghi số đếm, không in sẵn số trên sổ. Chia người thành từng cặp, mỗi cặp một khu, để không ai đếm chồng lên ai.
Chọn giờ ít xuất nhập nhất, thường là đầu buổi sáng hoặc cuối ngày. Báo trước cho khách lớn nếu phải tạm hoãn giao hàng trong vài giờ.
Một buổi kiểm kê được chuẩn bị kỹ có thể xong trong nửa thời gian so với buổi làm vội, và kết quả đáng tin hơn nhiều.
Câu hỏi thường gặp
Nên kiểm kê kho bao lâu một lần?
Tuỳ quy mô và loại hàng. Nhiều đại lý kiểm kê cuốn chiếu hằng tuần và kiểm toàn bộ vài lần mỗi năm. Hàng giá trị cao nên đếm thường xuyên hơn.
Lệch bao nhiêu thì đáng lo?
Không có mức chung. Điều đáng lo là lệch lặp lại ở cùng một loại hàng, hoặc lệch tăng dần qua các lần kiểm. Lệch nhỏ và ngẫu nhiên thường do ghi chép.
Có cần dừng bán hàng khi kiểm kê không?
Với kiểm kê toàn bộ thì thường nên dừng hoặc hạn chế xuất nhập. Với kiểm kê cuốn chiếu, chỉ cần tạm dừng ở khu đang đếm.
Kiểm kê xong thì sửa sổ thế nào?
Ghi lại chênh lệch và nguyên nhân đã xác định, rồi điều chỉnh sổ theo số thực tế. Cách ghi nhận chênh lệch trong sổ sách kế toán nên hỏi kế toán để làm đúng.
Nghi nhân viên lấy hàng thì làm gì?
Thu thập thông tin khách quan, siết quy trình xuất nhập, không buộc tội khi chưa có bằng chứng. Nếu có bằng chứng rõ ràng, hãy hỏi luật sư về cách xử lý đúng pháp luật.
