Để không bị giao hàng lô kém hơn hàng mẫu, bạn cần một mẫu đối chứng: mẫu đã duyệt được giữ lại, có dấu hoặc chữ ký của cả hai bên, kèm ảnh và những quy cách đo được như khối lượng, kích thước, chất liệu. Mỗi lô về, bạn lấy chính mẫu đó ra so, ngay lúc nhận hàng chứ không phải khi khách đã phàn nàn.
Chào bạn, mình là người dẫn Nhà Bán Buôn. Câu chuyện hàng mẫu đẹp mà hàng lô xấu thì ai buôn lâu cũng từng dính ít nhất một lần. Có lần là do người bán gian, nhưng nhiều lần hơn là do không ai giữ lại cái mẫu, nên tới lúc cãi nhau thì chẳng còn gì để so.
Vì sao hàng lô hay lệch khỏi hàng mẫu?
Hàng mẫu thường được làm kỹ, có khi bởi người thợ giỏi nhất, bằng nguyên liệu chọn lọc nhất. Hàng lô thì chạy trên dây chuyền, qua tay nhiều người, dùng nguyên liệu mua theo đợt. Lệch một chút là chuyện bình thường của sản xuất.
Lệch nhiều thì có vài lý do quen. Nguyên liệu đợt mới rẻ hơn hoặc khác nguồn. Xưởng giao việc cho xưởng phụ khi quá tải mùa cao điểm. Hoặc người bán cố tình giảm một chút để bù vào giá đã mặc cả quá thấp.
Lý do cuối đáng để bạn suy nghĩ. Khi bạn ép giá tới mức người làm hàng không còn lãi, họ sẽ tìm cách lấy lại ở chỗ bạn không nhìn thấy. Một mức giá mà hai bên cùng sống được là cách phòng lệch mẫu tốt từ gốc.
Nhưng dù lý do là gì, không có mẫu đối chứng thì bạn không chứng minh được gì cả.
Giữ mẫu thế nào để lúc cần còn dùng được?
Khi đã duyệt mẫu, xin hai mẫu giống hệt nhau. Một mẫu bạn giữ, một mẫu nhà cung cấp giữ. Dán kín, ký tên hoặc đóng dấu của cả hai bên lên chỗ dán, ghi ngày. Như vậy không ai đánh tráo được.
Với hàng dễ hỏng như thực phẩm, không thể giữ mẫu lâu. Khi đó bạn giữ ảnh chụp rõ, và quan trọng hơn là ghi lại những thứ đo được: khối lượng tịnh, độ ẩm theo cảm quan, màu, mùi, kích cỡ, số lượng mỗi gói.
Với vải, quần áo, hãy cắt giữ một mảnh vải và ghi định lượng vải nếu có. Với đồ nhựa, đồ gia dụng, cân khối lượng từng chiếc và ghi độ dày thành. Với hàng có bao bì in, giữ một bao bì mẫu vì màu in rất hay lệch giữa các đợt.
Mẫu giữ ở nơi khô ráo, tránh nắng, có một ngăn tủ riêng. Nghe thì thừa, nhưng nhiều người đến lúc cần thì mẫu đã bị nhân viên lấy bán mất.
Kiểm từng lô khi nhận: nhanh mà vẫn đủ
Không ai kiểm được hết từng sản phẩm của một lô lớn. Cách người trong nghề hay làm là lấy ngẫu nhiên vài thùng ở những vị trí khác nhau trên xe, chứ không lấy thùng ngoài cùng, vì thùng ngoài cùng thường là thùng đẹp nhất.
Mở ra, so với mẫu đối chứng. Cân, đo, nhìn màu, sờ chất liệu. Nếu lệch, mở thêm vài thùng nữa để biết lệch rải rác hay lệch cả lô.
Việc kiểm nên làm ngay khi nhận, trước khi ký biên bản giao nhận, ít nhất là trong khoảng thời gian hai bên đã thoả thuận để báo lỗi. Để tới khi hàng đã chia cho các tiệm rồi mới phát hiện thì rất khó quy trách nhiệm.
Nếu đơn hàng lớn và ở xa, có thể nhờ một người tin cậy tới xưởng kiểm trước khi xuất hàng. Tốn thêm một chút nhưng rẻ hơn nhiều so với chở cả xe về rồi chở ngược.
Khi lô hàng lệch mẫu, xử lý ra sao?
Bước đầu tiên là ghi nhận ngay: chụp ảnh lô hàng cạnh mẫu đối chứng, ghi số thùng đã kiểm, số thùng lỗi. Gửi cho nhà cung cấp ngay trong ngày.
Bước thứ hai là nói chuyện, chưa vội đòi. Có khi nhà cung cấp cũng không biết, vì xưởng phụ của họ làm sai. Người làm ăn lâu dài sẽ đề nghị đổi, giảm giá hoặc nhận lại.
Nếu lệch nhẹ và hàng vẫn bán được, bạn có thể đồng ý nhận với giá giảm. Nhưng hãy ghi rõ đây là ngoại lệ, không phải chuẩn mới. Nếu không ghi, lô sau sẽ lệch thêm một chút nữa, và cứ thế trượt dần.
Nếu lệch nặng và họ không chịu trách nhiệm, đó là lúc cần tới hợp đồng và chứng từ. Tập về hợp đồng mình sẽ nói kỹ hơn. Ở đây chỉ cần nhớ một điều: mẫu đối chứng là bằng chứng rẻ nhất mà bạn có thể chuẩn bị.
Mẫu đối chứng cũng bảo vệ chính bạn
Mẫu đối chứng không chỉ để bắt lỗi nhà cung cấp. Khi khách của bạn phàn nàn, bạn cũng lấy mẫu ra để biết lỗi nằm ở lô hàng hay ở cách khách bảo quản.
Có lần một anh buôn đồ gia dụng bị một chuỗi tiệm trả về cả lô vì cho rằng nhựa mỏng. Anh lấy mẫu đã ký với chuỗi tiệm ra cân, khối lượng đúng như mẫu. Câu chuyện kết thúc êm, vì cả hai bên đều nhìn vào cùng một thứ.
Nên hãy giữ mẫu theo cả hai chiều: mẫu với nhà cung cấp và mẫu với khách lớn của bạn.
Một chiếc hộp nhỏ trong góc kho, vài cái nhãn có chữ ký, có khi cứu bạn khỏi một mùa cãi vã.
Câu hỏi thường gặp
Mẫu đối chứng nên giữ bao lâu?
Ít nhất tới khi lô hàng tương ứng đã bán hết và qua thời hạn khách có thể khiếu nại. Với hàng dùng lâu, nhiều người giữ mẫu tới hết thời hạn hợp đồng.
Nhà cung cấp không chịu ký lên mẫu thì sao?
Đó là một tín hiệu cần để ý. Ít nhất hãy chụp ảnh mẫu kèm tin nhắn xác nhận của họ rằng đây là mẫu đã duyệt, với ngày tháng rõ ràng.
Hàng thực phẩm không giữ mẫu lâu được thì làm sao?
Giữ thông số đo được và ảnh chụp, đồng thời thoả thuận thời hạn ngắn để báo lỗi sau khi nhận. Với thực phẩm, việc kiểm ngay lúc nhận quan trọng hơn giữ mẫu.
Lấy ngẫu nhiên bao nhiêu thùng để kiểm là đủ?
Không có con số chung. Nguyên tắc là lấy ở nhiều vị trí khác nhau trên xe, và nếu thấy lỗi thì mở thêm. Với khách lớn, các bên thường thống nhất cách lấy mẫu kiểm ngay trong hợp đồng.
Có nên nhờ đơn vị kiểm định độc lập không?
Với lô hàng lớn, hàng có yêu cầu an toàn hoặc hàng nhập từ xa, thuê kiểm định độc lập là hợp lý. Hãy hỏi chi phí và thời gian trước để tính vào kế hoạch nhập hàng.
